Nasi koledzy z działu Procurement Services już od jakiegoś czasu pracują mniej lub bardziej bez papieru. Ze względu na kryzys związany z koronawirusem i unikanie bezpośredniego kontaktu, technicznie wdrożono całkowite przejście na wyłącznie cyfrowe składanie ofert.

Jednocześnie system zarządzania zamówieniami (VMS) i rynek zamówień umożliwiły otwieranie ofert online z różnych (domowych) stacji roboczych. Przygotowywanie zamówień również odbywa się online: Cyfrowe procesy zatwierdzania w ramach współdzielonego pliku zamówień VMS umożliwiają bezpapierową komunikację między biurami udzielającymi zamówień w całym mieście w ramach wyspecjalizowanych działów, z Biurem Audytu i, co nie mniej ważne, z działem usług zamówień publicznych. Obecnie ponownie trwają szkolenia dotyczące nowego systemu, tak aby do końca roku wszyscy z około 500 urzędników ds. zamówień publicznych byli w stanie pracować z systemem.

Jedyne, czego teraz brakuje, to przejście na cyfrowe zarządzanie gwarancjami. W tym przypadku departament będzie zaangażowany w projekt wraz z branżą ubezpieczeniową jako przedstawiciel strony miejskiej.