Dijitalleşme sürecinde, giderek daha fazla yetkili süreç yönetimine bakıyor - ama bu aslında ne anlama geliyor? Süreç yönetimi, birbirine bağlı görevlerin planlanması, uygulanması, kontrolü ve sürekli optimizasyonu anlamına gelir, yani kim, neyi, ne zaman ve nasıl yapar? Ve bunu öğrendikten sonra nasıl iyileştirebilirsiniz? Bu bağlamda, süreç dizileri ve iş adımları PICTURE adı verilen bir yazılım programında grafiksel olarak haritalandırılır. Süreç platformu olarak adlandırılan bu program, münferit süreçler hakkında, örneğin hangi süreçlerin hangi organizasyonel birimler tarafından yürütüldüğü, hangi yazılımın kullanıldığı ve bu süreçlerin gerçekte ne sıklıkla gerçekleştiği gibi çok çeşitli bilgileri depolamak için kullanılabilir.
Bonn Federal Belediyesi birkaç yıldır süreç yönetimiyle ilgili ilk deneyimlerini edinmiştir. Çevrimiçi Erişim Yasası'nın uygulanmasının bir parçası olarak süreçler grafiksel olarak belgelenmiş, analiz edilmiş ve dijitalleştirilmiştir. Şimdi bu deneyimi başka bir kapsamlı projeye dahil edebiliriz - tüm şehir yönetimi için süreç yönetiminin başlatılması ve sürekli süreç yönetimine geçiş.
Süreç yönetimi ile dört hedefe ulaşılması amaçlanmaktadır:
Bilgi yönetimi
Süreç yönetiminin yardımıyla bilgi sistematik olarak belgelenmeli, daha da geliştirilmeli ve ilgili herkesin kullanımına sunulmalıdır. Bu, gelecekte yeni çalışanların işe alınmasını da kolaylaştıracaktır.
Standardizasyon ve yasal kesinlik
Sürekli süreç yönetimi, süreçlerin düzenli olarak gözden geçirildiği ve gerektiğinde uyarlandığı anlamına gelir. Bu, standartlaştırılmış ve yasalara uygun işleme sağlar.
Optimizasyon
Süreçlerin optimizasyonu, idari departmanın iş yükünün azaltılması ve hareket kabiliyetinin sağlanabilmesi için iş akışlarının düzene sokulmasını amaçlamaktadır.
Dijitalleştirme
Süreç yönetimi, dijitalleşme projelerinin uygulanmasında büyük destek sağlar - örneğin, medya süreksizlikleri ortaya çıkarılabilir (örneğin, verilerin kağıt bir belgeden yazılıma manuel olarak aktarılması gerekiyorsa) ve yeni yazılımı programlarken sürecin gerçekte nasıl çalıştığını veya daha sonra nasıl çalışması gerektiğini bilmek de önemlidir.
Süreç yönetimini tanıtmak için prosedür nedir?
Federal Bonn Belediyesi, belediye sektöründe süreç yönetiminin uygulanmasında çok sayıda deneyim kazanmış olan Münster'den PICTURE şirketi tarafından desteklenmektedir.
Adım 1: Bir süreç kaydı oluşturmak
İlk adımda, bir şehir yönetiminde gerçekte hangi süreçlerin yürütüldüğüne dair genel bir bakış elde etmek istedik. "Süreç taraması" olarak adlandırılan çalışmada, tüm idari alanlardan çalışanlarla birlikte süreç listeleri oluşturuldu. Belirlenen süreçler daha sonra bir süreç profili şeklinde haritalandırılan bilgilerle de zenginleştirildi. Süreç bilgileri, örneğin ilgili organizasyonel birimleri veya bir süreç için yıllık vaka sayısını içerir. Bu adım 2023 yılı sonuna kadar tamamlanmıştır.
Adım 2: Seçilen süreçlerin modellenmesi
Süreç kayıtlarından elde edilen bilgiler, modellemesi (iş akışının grafiksel gösterimi) yukarıda açıklanan hedeflerin yerine getirilmesine katkıda bulunan süreçleri belirlemek için kullanılır.
Süreç açıklamaları teknik uzmanlarla yapılan görüşmeler şeklinde kaydedilir. Süreçler adım adım tartışılır ve görselleştirilir. Oluşturulan modeller daha sonra bilgi aktarımı için kullanılır. Gerekirse, süreç modelleri iyileştirme amacıyla analiz edilir. Örneğin, gereksiz iş tekrarları tespit edilebilir ve medya süreksizlikleri görselleştirilebilir.
Şu anda bu aşamadayız.
Adım 3: Sürekli süreç yönetimine geçiş
Şehir çapında süreç yönetiminin başlatılması, bilinçli olarak sürekli süreç yönetimine (CPM) geçişle sona erecek bir proje olarak tasarlanmıştır.
Projenin tamamı, Bonn şehir yönetiminin kendi iş süreçlerini orta ve uzun vadede dışarıdan yardım almadan değerlendirmesini, görselleştirmesini, analiz etmesini ve daha da geliştirmesini sağlamak üzere tasarlanmıştır. Bu amaçla, kurumsal gelişim temsilcileri projenin başlangıcından itibaren bireysel proje adımlarına yakından eşlik edecektir.
Buna ek olarak, sürdürülebilir ve uzun vadeli süreç yönetimi için roller geliştirilecek, oluşturulacak ve tüm idarenin organizasyon yapısına sağlam bir şekilde sabitlenecek ve çalışanlar eğitilecektir. Uzun vadede bu, departmanların kendi süreçlerini bağımsız olarak yönetmelerini sağlayacaktır.