Nel corso della digitalizzazione, sempre più autorità guardano alla gestione dei processi - ma cosa significa in realtà? La gestione dei processi si riferisce alla pianificazione, all'implementazione, al controllo e all'ottimizzazione continua di attività interconnesse, vale a dire: chi fa cosa, quando e come? E una volta che lo si sa, come si può migliorare? In questo contesto, le sequenze di processo e le fasi di lavoro vengono mappate graficamente in un programma software chiamato PICTURE. Questa cosiddetta piattaforma di processo può essere utilizzata per memorizzare un'ampia gamma di informazioni sui singoli processi, ad esempio quali processi vengono svolti da quali unità organizzative, quale software viene utilizzato e con quale frequenza si svolgono effettivamente questi processi.
La Città Federale di Bonn ha potuto fare le prime esperienze con la gestione dei processi già da diversi anni. Nell'ambito dell'attuazione della legge sull'accesso online, i processi sono stati documentati graficamente, analizzati e digitalizzati. Ora possiamo incorporare questa esperienza in un altro progetto di ampio respiro: l'introduzione della gestione dei processi per l'intera amministrazione comunale e la transizione verso una gestione continua dei processi.
La gestione dei processi ha quattro obiettivi da raggiungere:
Gestione della conoscenza
Con l'aiuto della gestione dei processi, la conoscenza dovrebbe essere sistematicamente documentata, ulteriormente sviluppata e resa disponibile a tutti gli interessati. Questo faciliterà anche l'inserimento di nuovi dipendenti in futuro.
Standardizzazione e certezza del diritto
La gestione continua dei processi significa che questi vengono regolarmente rivisti e adattati, se necessario. Ciò garantisce un'elaborazione standardizzata e conforme alla legge.
Ottimizzazione
L'ottimizzazione dei processi mira a snellire i flussi di lavoro in modo da ridurre il carico di lavoro del reparto amministrativo e garantire la capacità di azione.
Digitalizzazione
La gestione dei processi offre un grande supporto nell'implementazione dei progetti di digitalizzazione: ad esempio, è possibile scoprire le discontinuità dei supporti (ad esempio, se i dati devono essere trasferiti manualmente da un documento cartaceo a un software), e quando si programma un nuovo software è anche importante sapere come il processo si svolge effettivamente o dovrebbe svolgersi in seguito.
Qual è la procedura per introdurre la gestione dei processi?
La Città Federale di Bonn è supportata dall'azienda PICTURE di Münster, che ha già acquisito molta esperienza nell'introduzione della gestione dei processi nel settore comunale.
Fase 1: creazione di un registro dei processi
Nella prima fase, abbiamo voluto ottenere una panoramica dei processi effettivamente svolti in un'amministrazione comunale. Nel cosiddetto "screening dei processi", sono stati creati elenchi di processi insieme ai dipendenti di tutte le aree amministrative. I processi identificati sono stati arricchiti di informazioni, che sono state poi mappate sotto forma di profilo di processo. Le informazioni sui processi includono, ad esempio, le unità organizzative coinvolte o il numero annuale di casi per un processo. Questa fase è stata completata entro la fine del 2023.
Fase 2: Modellazione dei processi selezionati
Le informazioni del registro dei processi vengono utilizzate per identificare i processi la cui modellazione (rappresentazione grafica del flusso di lavoro) contribuisce al raggiungimento degli obiettivi sopra descritti.
Le descrizioni dei processi vengono registrate sotto forma di interviste con gli esperti tecnici. I processi vengono discussi e visualizzati passo dopo passo. I modelli creati vengono poi utilizzati per trasmettere la conoscenza. Se necessario, i modelli di processo vengono analizzati al fine di migliorarli. Ad esempio, si possono individuare inutili duplicazioni di lavoro e visualizzare le interruzioni dei mezzi di comunicazione.
Attualmente ci troviamo in questa fase.
Fase 3: passaggio alla gestione continua dei processi
L'introduzione della gestione dei processi a livello cittadino è deliberatamente concepita come un progetto che si conclude con la transizione alla gestione continua dei processi (CPM).
L'intero progetto è stato concepito per consentire all'amministrazione comunale di Bonn di valutare, visualizzare, analizzare e sviluppare ulteriormente i propri processi aziendali a medio e lungo termine, senza bisogno di aiuti esterni. A tal fine, i rappresentanti dello sviluppo organizzativo accompagneranno da vicino le singole fasi del progetto fin dall'inizio.
Inoltre, i ruoli per la gestione sostenibile e a lungo termine dei processi saranno sviluppati, stabiliti e saldamente ancorati nella struttura organizzativa dell'intera amministrazione e i dipendenti saranno formati. A lungo termine, ciò consentirà ai dipartimenti stessi di gestire i propri processi in modo indipendente.