Dans le cadre de la numérisation, de plus en plus d'autorités s'intéressent à la gestion des processus - mais qu'est-ce que cela signifie ? La gestion des processus désigne la planification, l'exécution, le contrôle et l'optimisation continue de tâches interdépendantes, c'est-à-dire : qui fait quoi, quand et comment ? Et une fois que l'on sait cela : comment peut-on l'améliorer ? Dans ce cadre, le déroulement des processus et les étapes de travail sont représentés graphiquement dans un logiciel appelé PICTURE. Cette plateforme de processus permet d'enregistrer une multitude d'informations sur les différents processus, par exemple quels processus sont exécutés par quelles unités organisationnelles, dans quel logiciel on travaille et à quelle fréquence ces processus ont lieu.
Depuis quelques années déjà, la ville fédérale de Bonn a pu faire ses premières expériences en matière de gestion des processus. Dans le cadre de la mise en œuvre de la loi sur l'accès en ligne, les processus ont été documentés graphiquement, analysés et numérisés. Nous pouvons maintenant intégrer ces expériences dans un autre projet de grande envergure - l'introduction d'une gestion des processus pour l'ensemble de l'administration municipale ainsi que le passage à une gestion continue des processus.
La gestion des processus doit permettre d'atteindre quatre objectifs :
Gestion des connaissances
Les connaissances doivent être systématiquement documentées, développées et mises à disposition de tous les participants à l'aide de la gestion des processus. Ainsi, la formation des nouveaux collaborateurs sera également facilitée à l'avenir.
Standardisation et sécurité juridique
Grâce à une gestion continue des processus, ces derniers sont régulièrement contrôlés et adaptés si nécessaire. Cela permet de garantir un traitement uniforme et juridiquement sûr des dossiers.
Optimisation
L'optimisation des processus doit permettre d'alléger les procédures de travail, de sorte que le traitement des dossiers soit déchargé et que la capacité d'action soit garantie.
Numérisation
La gestion des processus offre un grand soutien lors de la mise en œuvre de projets de numérisation - il est par exemple possible de détecter les ruptures de médias (c'est-à-dire lorsque des données doivent être transférées manuellement d'un document papier à un logiciel) ; en outre, lors de la programmation de nouveaux logiciels, il est important de savoir comment le processus se déroule ou doit se dérouler ultérieurement.
Quel est le déroulement de l'introduction de la gestion des processus ?
La ville fédérale de Bonn est soutenue par l'entreprise PICTURE de Münster, qui a déjà acquis beaucoup d'expérience dans l'introduction de la gestion des processus dans le secteur communal.
Étape 1 : mise en place d'un registre des processus
Dans un premier temps, nous voulions avoir une vue d'ensemble des processus mis en œuvre dans une administration municipale. Dans le cadre de ce que l'on appelle le "screening des processus", des listes de processus ont été établies en collaboration avec des collaborateurs de tous les secteurs administratifs. Les processus identifiés ont en outre été enrichis d'informations qui ont ensuite été représentées sous la forme d'une fiche de processus. Les informations sur les processus sont par exemple les unités organisationnelles impliquées ou le nombre annuel de cas d'un processus. Cette étape a pu être achevée à la fin de l'année 2023.
Etape 2 : modélisation des processus sélectionnés
Les informations du registre des processus permettent d'identifier les processus dont la modélisation (représentation graphique du flux de travail) contribue à la réalisation des objectifs décrits ci-dessus.
L'enregistrement des descriptions de processus se fait sous forme d'interviews avec les experts* techniques. Les processus sont discutés et visualisés étape par étape. Les modèles créés servent ensuite à la transmission des connaissances. Si nécessaire, les modèles de processus sont soumis à une analyse en vue de leur amélioration. Cela permet par exemple de mettre en évidence les doublons inutiles et de représenter les ruptures de média.
Actuellement, nous en sommes à cette étape.
Étape 3 : passage à la gestion continue des processus
L'introduction d'une gestion des processus à l'échelle de la ville est délibérément conçue comme un projet qui se termine par le passage à une gestion continue des processus (GCP).
L'ensemble du projet est conçu de manière à ce que l'administration municipale de Bonn soit en mesure, à moyen et long terme, d'évaluer, de visualiser, d'analyser et de développer ses propres processus commerciaux sans aide extérieure. Pour ce faire, des représentants du développement organisationnel accompagneront étroitement les différentes étapes du projet dès le début de celui-ci.
En complément, des rôles seront développés pour une gestion des processus durable et à long terme, ceux-ci seront établis et solidement ancrés dans la structure organisationnelle de l'ensemble de l'administration et les collaborateurs seront formés. A long terme, les services seront ainsi en mesure de gérer leurs processus de manière autonome.