En el curso de la digitalización, cada vez más autoridades se fijan en la gestión de procesos, pero ¿qué significa eso en realidad? La gestión de procesos se refiere a la planificación, ejecución, control y optimización continua de tareas interconectadas, es decir, ¿quién hace qué, cuándo y cómo? Y una vez sabido esto, ¿cómo se puede mejorar? En este contexto, las secuencias de procesos y los pasos de trabajo se representan gráficamente en un programa informático llamado PICTURE. En esta plataforma de procesos puede almacenarse gran cantidad de información sobre cada uno de los procesos, por ejemplo, qué procesos llevan a cabo las distintas unidades organizativas, qué software se utiliza y con qué frecuencia se realizan realmente.
La Ciudad Federal de Bonn ya ha podido adquirir una experiencia inicial con la gestión de procesos durante varios años. En el marco de la aplicación de la Ley de acceso en línea, los procesos se documentaron gráficamente, se analizaron y se digitalizaron. Ahora podemos incorporar esta experiencia a otro amplio proyecto: la introducción de la gestión de procesos en toda la administración municipal y la transición a la gestión continua de procesos.
Con la gestión de procesos se pretenden alcanzar cuatro objetivos:
Gestión del conocimiento
Con la ayuda de la gestión de procesos, los conocimientos deben documentarse sistemáticamente, seguir desarrollándose y ponerse a disposición de todos los implicados. Esto también facilitará la incorporación de nuevos empleados en el futuro.
Normalización y seguridad jurídica
La gestión continua de los procesos significa que éstos se revisan periódicamente y se adaptan cuando es necesario. De este modo se garantiza un tratamiento normalizado y conforme a la legislación.
Optimización
Con la optimización de los procesos se pretende agilizar los flujos de trabajo para reducir la carga de trabajo del departamento administrativo y garantizar la capacidad de actuación.
Digitalización
La gestión de procesos ofrece un gran apoyo en la implantación de proyectos de digitalización: por ejemplo, se pueden descubrir discontinuidades en los medios (por ejemplo, si hay que transferir manualmente datos de un documento en papel a un software), y a la hora de programar un nuevo software, también es importante saber cómo se ejecuta realmente el proceso o cómo debería ejecutarse más adelante.
¿Cuál es el procedimiento para introducir la gestión de procesos?
La Ciudad Federal de Bonn cuenta con el apoyo de la empresa PICTURE de Münster, que ya ha adquirido mucha experiencia con la introducción de la gestión de procesos en el sector municipal.
Paso 1: Creación de un registro de procesos
En el primer paso, queríamos obtener una visión general de los procesos que realmente se llevan a cabo en una administración municipal. En el llamado "cribado de procesos", se crearon listas de procesos junto con empleados de todas las áreas administrativas. Los procesos identificados también se enriquecieron con información, que luego se mapeó en forma de perfil de proceso. La información sobre los procesos incluye, por ejemplo, las unidades organizativas implicadas o el número anual de casos de un proceso. Este paso se completó a finales de 2023.
Paso 2: Modelización de los procesos seleccionados
La información del registro de procesos se utiliza para identificar los procesos cuya modelización (representación gráfica del flujo de trabajo) contribuye al cumplimiento de los objetivos descritos anteriormente.
Las descripciones de los procesos se registran en forma de entrevistas con los expertos técnicos. Los procesos se discuten y visualizan paso a paso. A continuación, los modelos creados se utilizan para transmitir conocimientos. En caso necesario, los modelos de procesos se analizan con vistas a su mejora. Por ejemplo, se puede descubrir la duplicación innecesaria de trabajo y visualizar las interrupciones de medios.
Actualmente nos encontramos en esta fase.
Paso 3: Transición a la gestión continua de procesos
La introducción de la gestión de procesos en toda la ciudad se ha diseñado deliberadamente como un proyecto que finaliza con la transición a la gestión continua de procesos (CPM).
Todo el proyecto está diseñado para que la administración de la ciudad de Bonn pueda evaluar, visualizar, analizar y seguir desarrollando sus propios procesos empresariales a medio y largo plazo sin ayuda externa. Para ello, representantes de desarrollo organizativo acompañarán de cerca las distintas fases del proyecto desde su inicio.
Además, se desarrollarán, establecerán y anclarán firmemente funciones para la gestión sostenible y a largo plazo de los procesos en la estructura organizativa de toda la administración y se formará a los empleados. A largo plazo, esto permitirá a los propios departamentos gestionar sus procesos de forma independiente.