В процессе цифровизации все больше и больше органов власти обращают внимание на управление процессами - но что это значит на самом деле? Управление процессами - это планирование, внедрение, контроль и постоянная оптимизация взаимосвязанных задач, то есть кто, когда и как их выполняет? И как только вы узнаете это, как вы можете это улучшить? В этом контексте последовательности процессов и этапы работы графически отображаются в программном обеспечении под названием PICTURE. Эта так называемая платформа процессов может использоваться для хранения разнообразной информации об отдельных процессах, например, о том, какие процессы выполняются теми или иными организационными подразделениями, какое программное обеспечение используется и как часто эти процессы происходят на самом деле.
Федеральный город Бонн уже в течение нескольких лет имеет возможность получить первый опыт управления процессами. В рамках внедрения Закона о доступе к Интернету процессы были графически документированы, проанализированы и оцифрованы. Теперь мы можем использовать этот опыт в другом масштабном проекте - внедрении управления процессами для всей городской администрации и переходе к непрерывному управлению процессами.
С помощью управления процессами можно достичь четырех целей:
Управление знаниями
С помощью управления процессами знания должны систематически документироваться, развиваться и становиться доступными для всех участников процесса. Это также облегчит введение в должность новых сотрудников в будущем.
Стандартизация и правовая определенность
Непрерывное управление процессами означает, что процессы регулярно пересматриваются и при необходимости адаптируются. Это обеспечивает стандартизацию и соответствие законодательству.
Оптимизация
Оптимизация процессов призвана упорядочить рабочие процессы, чтобы снизить нагрузку на административный отдел и обеспечить возможность действовать.
Оцифровка
Управление процессами оказывает большую поддержку при реализации проектов по оцифровке - например, можно обнаружить разрывы в носителях информации (например, если данные приходится вручную переносить из бумажного документа в программное обеспечение), а при программировании нового программного обеспечения важно знать, как процесс выполняется на самом деле или должен выполняться в дальнейшем.
Какова процедура внедрения процессного управления?
Федеральный город Бонн пользуется поддержкой компании PICTURE из Мюнстера, которая уже накопила большой опыт внедрения процессного управления в муниципальном секторе.
Шаг 1: Создание реестра процессов
На первом этапе мы хотели получить представление о том, какие процессы на самом деле выполняются в городской администрации. В ходе так называемого "скрининга процессов" были составлены списки процессов совместно с сотрудниками из всех административных областей. Выявленные процессы также были дополнены информацией, которая затем была отображена в виде профиля процесса. Информация о процессе включает, например, вовлеченные организационные подразделения или годовое количество дел по процессу. Этот этап был завершен к концу 2023 года.
Шаг 2: Моделирование выбранных процессов
Информация из реестра процессов используется для определения процессов, моделирование которых (графическое представление рабочего процесса) способствует достижению целей, описанных выше.
Описания процессов записываются в форме интервью с техническими экспертами. Процессы обсуждаются и визуализируются шаг за шагом. Созданные модели затем используются для передачи знаний. При необходимости модели процессов анализируются с целью их улучшения. Например, можно выявить ненужное дублирование работы и визуализировать перерывы в работе СМИ.
В настоящее время мы находимся на этом этапе.
Шаг 3: Переход к непрерывному управлению процессами
Внедрение управления процессами в масштабах города намеренно задумано как проект, который завершится переходом к непрерывному управлению процессами (CPM).
Цель всего проекта - дать администрации Бонна возможность оценить, визуализировать, проанализировать и развить собственные бизнес-процессы в среднесрочной и долгосрочной перспективе без посторонней помощи. С этой целью представители отдела организационного развития будут внимательно сопровождать отдельные этапы проекта с самого его начала.
Кроме того, будут разработаны, установлены и прочно закреплены в организационной структуре всей администрации роли для устойчивого и долгосрочного управления процессами, а сотрудники будут обучены. В долгосрочной перспективе это позволит самим департаментам самостоятельно управлять своими процессами.