W trakcie cyfryzacji coraz więcej urzędów zwraca uwagę na zarządzanie procesami - ale co to właściwie oznacza? Zarządzanie procesami odnosi się do planowania, wdrażania, kontrolowania i ciągłej optymalizacji wzajemnie powiązanych zadań, tj. kto robi co, kiedy i jak? A kiedy już to wiesz, jak możesz to poprawić? W tym kontekście sekwencje procesów i etapy pracy są odwzorowywane graficznie w oprogramowaniu o nazwie PICTURE. Ta tak zwana platforma procesowa może być wykorzystywana do przechowywania szerokiego zakresu informacji na temat poszczególnych procesów, np. które procesy są wykonywane przez które jednostki organizacyjne, jakie oprogramowanie jest używane i jak często te procesy faktycznie występują.
Federalne miasto Bonn już od kilku lat zdobywa pierwsze doświadczenia w zarządzaniu procesami. W ramach wdrażania ustawy o dostępie online procesy zostały udokumentowane graficznie, przeanalizowane i zdigitalizowane. Możemy teraz włączyć to doświadczenie do kolejnego szeroko zakrojonego projektu - wprowadzenia zarządzania procesami dla całej administracji miasta i przejścia na ciągłe zarządzanie procesami.
Zarządzanie procesami ma na celu osiągnięcie czterech celów:
Zarządzanie wiedzą
Z pomocą zarządzania procesami, wiedza powinna być systematycznie dokumentowana, dalej rozwijana i udostępniana wszystkim zaangażowanym osobom. Ułatwi to również wdrażanie nowych pracowników w przyszłości.
Standaryzacja i pewność prawna
Ciągłe zarządzanie procesami oznacza, że są one regularnie weryfikowane i w razie potrzeby dostosowywane. Zapewnia to znormalizowane i zgodne z prawem przetwarzanie.
Optymalizacja
Optymalizacja procesów ma na celu usprawnienie przepływów pracy, tak aby zmniejszyć obciążenie działu administracyjnego i zapewnić zdolność do działania.
Cyfryzacja
Zarządzanie procesami oferuje duże wsparcie we wdrażaniu projektów cyfryzacji - na przykład można odkryć nieciągłości w mediach (np. jeśli dane muszą być ręcznie przenoszone z dokumentu papierowego do oprogramowania), a podczas programowania nowego oprogramowania ważne jest również, aby wiedzieć, jak proces faktycznie przebiega lub powinien przebiegać później.
Jaka jest procedura wprowadzania zarządzania procesami?
Miasto Bonn jest wspierane przez firmę PICTURE z Münster, która zdobyła już duże doświadczenie we wprowadzaniu zarządzania procesami w sektorze komunalnym.
Krok 1: Utworzenie rejestru procesów
W pierwszym kroku chcieliśmy uzyskać przegląd procesów faktycznie realizowanych w administracji miejskiej. W tak zwanym "badaniu przesiewowym procesów" listy procesów zostały utworzone wspólnie z pracownikami ze wszystkich obszarów administracyjnych. Zidentyfikowane procesy zostały również wzbogacone o informacje, które następnie zostały zmapowane w formie profilu procesu. Informacje o procesach obejmują na przykład zaangażowane jednostki organizacyjne lub roczną liczbę spraw dla danego procesu. Ten krok został zakończony do końca 2023 roku.
Krok 2: Modelowanie wybranych procesów
Informacje z rejestru procesów są wykorzystywane do identyfikacji procesów, których modelowanie (graficzne przedstawienie przepływu pracy) przyczynia się do realizacji celów opisanych powyżej.
Opisy procesów są rejestrowane w formie wywiadów z ekspertami technicznymi. Procesy są omawiane i wizualizowane krok po kroku. Utworzone modele są następnie wykorzystywane do przekazywania wiedzy. W razie potrzeby modele procesów są analizowane pod kątem ulepszeń. Na przykład można odkryć niepotrzebne powielanie pracy i zwizualizować przerwy w mediach.
Obecnie jesteśmy na tym etapie.
Krok 3: Przejście do ciągłego zarządzania procesami
Wprowadzenie zarządzania procesami w całym mieście zostało celowo zaprojektowane jako projekt, który kończy się przejściem do ciągłego zarządzania procesami (CPM).
Cały projekt ma na celu umożliwienie administracji miasta Bonn oceny, wizualizacji, analizy i dalszego rozwoju własnych procesów biznesowych w perspektywie średnio- i długoterminowej bez pomocy z zewnątrz. W tym celu przedstawiciele ds. rozwoju organizacyjnego będą ściśle towarzyszyć poszczególnym etapom projektu od samego początku.
Ponadto role w zakresie zrównoważonego i długoterminowego zarządzania procesami zostaną opracowane, ustanowione i mocno zakotwiczone w strukturze organizacyjnej całej administracji, a pracownicy zostaną przeszkoleni. W dłuższej perspektywie umożliwi to działom samodzielne zarządzanie swoimi procesami.