У процесі цифровізації все більше органів влади звертають увагу на управління процесами - але що це насправді означає? Управління процесами означає планування, реалізацію, контроль і постійну оптимізацію взаємопов'язаних завдань, тобто хто, що, коли і як робить? І як тільки ви це знаєте, як ви можете це покращити? У цьому контексті послідовності процесів і робочі кроки графічно відображаються в програмі під назвою PICTURE. Ця так звана платформа процесів може бути використана для зберігання широкого спектру інформації про окремі процеси, наприклад, які процеси виконуються якими організаційними підрозділами, яке програмне забезпечення використовується і як часто ці процеси відбуваються насправді.
Федеральне місто Бонн вже змогло отримати початковий досвід управління процесами протягом декількох років. В рамках реалізації Закону про онлайн доступ процеси були графічно задокументовані, проаналізовані та оцифровані. Тепер ми можемо використати цей досвід в іншому масштабному проекті - впровадженні процесного менеджменту для всієї міської адміністрації та переході до безперервного управління процесами.
За допомогою управління процесами потрібно досягти чотирьох цілей:
Управління знаннями
За допомогою управління процесами знання повинні систематично документуватися, розвиватися і ставати доступними для всіх учасників процесу. Це також полегшить введення в курс справи нових працівників у майбутньому.
Стандартизація та правова визначеність
Безперервне управління процесами означає, що процеси регулярно переглядаються і, за необхідності, адаптуються. Це забезпечує стандартизовану та відповідну законодавству обробку даних.
Оптимізація
Оптимізація процесів має на меті впорядкувати робочі процеси таким чином, щоб зменшити навантаження на адміністративний відділ і забезпечити можливість діяти.
Оцифрування
Управління процесами надає значну підтримку в реалізації проектів з оцифрування - наприклад, можна виявити розриви носіїв інформації (наприклад, якщо дані доводиться вручну переносити з паперового документа в програмне забезпечення), а при програмуванні нового програмного забезпечення також важливо знати, як процес фактично працює або повинен працювати пізніше.
Яка процедура впровадження процесного управління?
Федеральне місто Бонн підтримує компанію PICTURE з Мюнстера, яка вже має великий досвід впровадження процесного менеджменту в муніципальному секторі.
Крок 1: Створення реєстру процесів
На першому кроці ми хотіли отримати загальне уявлення про те, які процеси насправді здійснюються в міській адміністрації. Під час так званого "скринінгу процесів" спільно з працівниками всіх адміністративних підрозділів було створено списки процесів. Виявлені процеси були також збагачені інформацією, яка потім була відображена у вигляді профілю процесу. Інформація про процес включає, наприклад, залучені організаційні підрозділи або річну кількість справ для процесу. Цей крок було завершено до кінця 2023 року.
Крок 2: Моделювання обраних процесів
Інформація з реєстру процесів використовується для визначення процесів, моделювання яких (графічне представлення робочого процесу) сприяє досягненню цілей, описаних вище.
Описи процесів записуються у формі інтерв'ю з технічними експертами. Процеси обговорюються і візуалізуються крок за кроком. Створені моделі потім використовуються для передачі знань. За необхідності, моделі процесів аналізуються з метою вдосконалення. Наприклад, можна виявити непотрібне дублювання роботи та візуалізувати медіа-розриви.
Наразі ми перебуваємо на цьому етапі.
Крок 3: Перехід до безперервного управління процесами
Впровадження загальноміського управління процесами навмисно розроблено як проект, що завершується переходом до безперервного управління процесами (CPM).
Весь проект покликаний дати можливість адміністрації міста Бонн оцінювати, візуалізувати, аналізувати і надалі розвивати власні бізнес-процеси в середньостроковій і довгостроковій перспективі без зовнішньої допомоги. З цією метою представники з організаційного розвитку будуть тісно супроводжувати окремі етапи проекту з самого початку його реалізації.
Крім того, будуть розроблені, створені та міцно закріплені в організаційній структурі всієї адміністрації ролі для сталого та довгострокового управління процесами, а співробітники пройдуть відповідне навчання. У довгостроковій перспективі це дозволить департаментам самостійно управляти своїми процесами.