Die Digitalisierung ist in der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken und auch die Stadt Bonn arbeitet an der Digitalisierung und Vernetzung ihrer angebotenen Dienstleistungen. Ein wichtiger Treiber der Digitalisierung ist das Onlinezugangsgesetz (kurz: OZG). Dieses Gesetz verpflichtet alle Städte und Gemeinden bis zum 31. Dezermber 2022 ausgewählte Dienstleistungen den Bürger*innen in einem Serviceportal online zugänglich zu machen.

Um die Umsetzung bei der Stadt Bonn voranzutreiben, wurde ein OZG-Team gegründet, das mit der Priorisierung der Einzelleistungen bis hin zur Integration der Online-Dienstleistung in das Serviceportal betraut ist. Das OZG-Team gibt Ihnen im Folgenden einen Einblick hinter die Kulissen und erläutert, was intern alles getan werden muss, damit ein Online-Dienst im Serviceportal der Bundesstadt Bonn integriert werden kann.

„Auf dem Weg von einem analogen Prozess zu einem Online-Dienst im Serviceportal hat das OZG-Team unterschiedliche Schritte zu beachten: Nach der Recherche und dem Abgleich der Dienstleistungen, starten wir zunächst immer mit der Aufnahme des Ist-Prozess, sodass wir uns nicht nur die Antragstellung ansehen, sondern auch die internen Prozesse analysieren. Sobald wir diesen Prozess aufgenommen und mit unserer Prozessmanagement-Plattform „PICTURE“ visualisiert haben, widmen wir uns dem Soll-Konzept. Dieses wird nach eingehender Recherche und Absprachen mit der IT-Abteilung und dem Fachbereich entwickelt und ebenfalls in PICTURE modelliert. Da wir immer auch versuchen einen medienbruchfreien Soll-Prozess zu erstellen, müssen verschiedenen Stellen, wie Fachbereiche, IT-Dienstleister und andere externe Firmen, in der Umsetzung miteinbezogen werden. Zu den Möglichkeiten bei der Umsetzung gehören: Online-Formulare mit und ohne Online-Bezahlfunktion, Schnittstellen zu Fachverfahren, Einbindung von externen Online-Assistenten und selbstverständlich auch die hausinterne Programmierung von Workflows. 

Diese Phase ist sehr zeitaufwendig, da hier das Grundgerüst für den Online-Dienst geschaffen wird. Sobald alle Absprachen gemacht, notwendige Verträge geschlossen und die redaktionellen Themen durchgearbeitet wurden, beginnt die Test- und Schulungsphase mit den Mitarbeitenden. Im Rahmen dieser Phase spielen wir Testanträge ein, damit der Eingang der Anträge und der allgemeine Umgang mit dem Sachbearbeitungsportal erprobt werden kann. Sobald sich alle Mitarbeitenden mit dem Portal sicher fühlen, wird der Dienst im Serviceportal online gestellt.  Da Prozessmanagement keine Momentaufnahme ist, sondern immer wieder angepasst werden muss, machen wir nach einer bestimmten Zeit eine Evaluation unserer Online-Dienste.“

Für Anträge/Dienstleistungen, die von der antragstellenden Person unterschrieben werden müssen, ist eine Authentifizierung mit dem Personalausweis (eID) erforderlich. Um diese Funktion nutzen zu können, benötigen Sie eine aktivierte Online-Ausweisfunktion und Ihre PIN. Beides können Sie über den PIN-Rücksetz- und Aktivierungsdienst in der Beta-Version online auf  www.pin-ruecksetzbrief-bestellen.de (Öffnet in einem neuen Tab) kostenlos anfordern. Für die Authentifizierung benötigen Sie kein separates Lesegerät, sondern können Ihren Personalausweis einfach mit einem NFC-fähigen Smartphone scannen.

Sollten Sie Hilfe bei der Authentifizierung mit dem neuen Personalausweis benötigen, so können Sie in den  FAQs des Serviceportals (Öffnet in einem neuen Tab) der Bundesstadt Bonn eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden.