Στο πλαίσιο της ψηφιοποίησης, όλο και περισσότερες αρχές εξετάζουν τη διαχείριση διαδικασιών - αλλά τι σημαίνει αυτό στην πραγματικότητα; Η διαχείριση διαδικασιών αναφέρεται στον προγραμματισμό, την υλοποίηση, τον έλεγχο και τη συνεχή βελτιστοποίηση των διασυνδεδεμένων εργασιών, δηλαδή ποιος κάνει τι, πότε και πώς; Και αφού το γνωρίζετε αυτό, πώς μπορείτε να το βελτιώσετε; Στο πλαίσιο αυτό, οι ακολουθίες των διαδικασιών και τα βήματα εργασίας αποτυπώνονται γραφικά σε ένα πρόγραμμα λογισμικού που ονομάζεται PICTURE. Αυτή η λεγόμενη πλατφόρμα διεργασιών μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση ευρέος φάσματος πληροφοριών σχετικά με τις επιμέρους διεργασίες, π.χ. ποιες διεργασίες εκτελούνται από ποιες οργανωτικές μονάδες, ποιο λογισμικό χρησιμοποιείται και πόσο συχνά συμβαίνουν στην πραγματικότητα αυτές οι διεργασίες.
Η ομοσπονδιακή πόλη της Βόννης έχει ήδη αποκτήσει μια πρώτη εμπειρία με τη διαχείριση διαδικασιών εδώ και αρκετά χρόνια. Στο πλαίσιο της εφαρμογής του νόμου για την ηλεκτρονική πρόσβαση, οι διαδικασίες τεκμηριώθηκαν γραφικά, αναλύθηκαν και ψηφιοποιήθηκαν. Μπορούμε τώρα να ενσωματώσουμε αυτή την εμπειρία σε ένα άλλο εκτεταμένο έργο - την εισαγωγή της διαχείρισης διαδικασιών για ολόκληρη τη διοίκηση της πόλης και τη μετάβαση στη συνεχή διαχείριση διαδικασιών.
Με τη διαχείριση διαδικασιών πρέπει να επιτευχθούν τέσσερις στόχοι:
Διαχείριση γνώσεων
Με τη βοήθεια της διαχείρισης διαδικασιών, η γνώση πρέπει να τεκμηριώνεται συστηματικά, να αναπτύσσεται περαιτέρω και να διατίθεται σε όλους τους εμπλεκόμενους. Αυτό θα διευκολύνει επίσης την εισαγωγή νέων εργαζομένων στο μέλλον.
Τυποποίηση και ασφάλεια δικαίου
Η συνεχής διαχείριση των διαδικασιών σημαίνει ότι οι διαδικασίες επανεξετάζονται τακτικά και προσαρμόζονται όπου χρειάζεται. Αυτό εξασφαλίζει τυποποιημένη και νομικά συμβατή επεξεργασία.
Βελτιστοποίηση
Η βελτιστοποίηση των διαδικασιών αποσκοπεί στον εξορθολογισμό των ροών εργασίας, έτσι ώστε να μειωθεί ο φόρτος εργασίας της διοικητικής υπηρεσίας και να εξασφαλιστεί η ικανότητα δράσης.
Ψηφιοποίηση
Η διαχείριση διαδικασιών προσφέρει μεγάλη υποστήριξη στην υλοποίηση έργων ψηφιοποίησης - για παράδειγμα, μπορούν να αποκαλυφθούν ασυνέχειες στα μέσα (π.χ. εάν τα δεδομένα πρέπει να μεταφερθούν χειροκίνητα από ένα έντυπο έγγραφο σε λογισμικό), και κατά τον προγραμματισμό νέου λογισμικού, είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζουμε πώς εκτελείται στην πραγματικότητα η διαδικασία ή θα πρέπει να εκτελεστεί αργότερα.
Ποια είναι η διαδικασία για την εισαγωγή της διαχείρισης διαδικασιών;
Η ομοσπονδιακή πόλη της Βόννης υποστηρίζεται από την εταιρεία PICTURE από το Münster, η οποία έχει ήδη αποκτήσει μεγάλη εμπειρία με την εισαγωγή της διαχείρισης διαδικασιών στον δημοτικό τομέα.
Βήμα 1: Δημιουργία μητρώου διαδικασιών
Στο πρώτο βήμα, θέλαμε να αποκτήσουμε μια γενική εικόνα για το ποιες διαδικασίες εκτελούνται στην πραγματικότητα σε μια δημοτική διοίκηση. Στη λεγόμενη "διαλογή διεργασιών", δημιουργήθηκαν κατάλογοι διεργασιών μαζί με υπαλλήλους από όλους τους διοικητικούς τομείς. Οι διαδικασίες που εντοπίστηκαν εμπλουτίστηκαν επίσης με πληροφορίες, οι οποίες στη συνέχεια χαρτογραφήθηκαν με τη μορφή ενός προφίλ διαδικασίας. Οι πληροφορίες για τις διαδικασίες περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, τις εμπλεκόμενες οργανωτικές μονάδες ή τον ετήσιο αριθμό υποθέσεων για μια διαδικασία. Το βήμα αυτό ολοκληρώθηκε μέχρι το τέλος του 2023.
Βήμα 2: Μοντελοποίηση επιλεγμένων διαδικασιών
Οι πληροφορίες από το μητρώο διεργασιών χρησιμοποιούνται για τον εντοπισμό διεργασιών των οποίων η μοντελοποίηση (γραφική αναπαράσταση της ροής εργασιών) συμβάλλει στην εκπλήρωση των στόχων που περιγράφονται ανωτέρω.
Οι περιγραφές των διεργασιών καταγράφονται με τη μορφή συνεντεύξεων με τους τεχνικούς εμπειρογνώμονες. Οι διαδικασίες συζητούνται και απεικονίζονται βήμα προς βήμα. Τα μοντέλα που δημιουργούνται χρησιμοποιούνται στη συνέχεια για τη μετάδοση της γνώσης. Εάν είναι απαραίτητο, τα μοντέλα διαδικασιών αναλύονται με σκοπό τη βελτίωση. Για παράδειγμα, μπορούν να εντοπιστούν περιττές επαναλήψεις εργασιών και να απεικονιστούν οι ασυνέχειες των μέσων.
Αυτή τη στιγμή βρισκόμαστε σε αυτή τη φάση.
Βήμα 3: Μετάβαση στη συνεχή διαχείριση διαδικασιών
Η εισαγωγή της διαχείρισης διαδικασιών σε επίπεδο πόλης έχει σχεδιαστεί σκόπιμα ως έργο που ολοκληρώνεται με τη μετάβαση στη συνεχή διαχείριση διαδικασιών (CPM).
Ολόκληρο το έργο έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να μπορέσει η διοίκηση της πόλης της Βόννης να αξιολογήσει, να απεικονίσει, να αναλύσει και να αναπτύξει περαιτέρω τις δικές της επιχειρησιακές διαδικασίες μεσοπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα χωρίς εξωτερική βοήθεια. Για το σκοπό αυτό, εκπρόσωποι της οργανωτικής ανάπτυξης θα συνοδεύουν στενά τα επιμέρους βήματα του έργου από την αρχή του έργου.
Επιπλέον, θα αναπτυχθούν, θα καθιερωθούν και θα εδραιωθούν στην οργανωτική δομή ολόκληρης της διοίκησης ρόλοι για τη βιώσιμη και μακροπρόθεσμη διαχείριση των διαδικασιών και θα εκπαιδευτούν οι υπάλληλοι. Μακροπρόθεσμα, αυτό θα επιτρέψει στις ίδιες τις υπηρεσίες να διαχειρίζονται τις διαδικασίες τους ανεξάρτητα.