إدارة المعرفة

بمساعدة إدارة العمليات، يجب توثيق المعرفة بشكل منهجي وتطويرها وإتاحتها لجميع المعنيين. وهذا سيسهل أيضاً عملية تعريف الموظفين الجدد في المستقبل.

التوحيد واليقين القانوني

تعني الإدارة المستمرة للعمليات مراجعة العمليات بانتظام وتكييفها عند الضرورة. وهذا يضمن المعالجة الموحدة والمتوافقة مع القانون.

التحسين

يهدف تحسين العمليات إلى تبسيط سير العمل بحيث يتم تقليل عبء العمل في القسم الإداري وضمان القدرة على العمل.

الرقمنة

توفر إدارة العمليات دعمًا كبيرًا في تنفيذ مشاريع الرقمنة - على سبيل المثال، يمكن الكشف عن حالات انقطاع الوسائط (على سبيل المثال إذا كان يجب نقل البيانات يدويًا من مستند ورقي إلى برنامج)، وعند برمجة برنامج جديد، من المهم أيضًا معرفة كيفية تشغيل العملية بالفعل أو يجب أن تعمل لاحقًا.

يتم دعم مدينة بون الفيدرالية من قبل شركة PICTURE من مونستر، والتي اكتسبت بالفعل الكثير من الخبرة في إدخال إدارة العمليات في قطاع البلديات.

الخطوة 1: إعداد سجل العمليات

في الخطوة الأولى، أردنا الحصول على نظرة عامة على العمليات التي يتم تنفيذها بالفعل في إدارة المدينة. في ما يسمى بـ "فحص العمليات"، تم إنشاء قوائم العمليات مع الموظفين من جميع المجالات الإدارية. كما تم إثراء العمليات التي تم تحديدها بالمعلومات، والتي تم تعيينها بعد ذلك في شكل ملف تعريف للعمليات. تتضمن معلومات العمليات، على سبيل المثال، الوحدات التنظيمية المعنية أو العدد السنوي للحالات الخاصة بعملية ما. تم الانتهاء من هذه الخطوة بحلول نهاية عام 2023.

الخطوة 2: نمذجة العمليات المختارة

تُستخدم المعلومات المستمدة من سجل العمليات لتحديد العمليات التي تساهم نمذجتها (التمثيل البياني لسير العمل) في تحقيق الأهداف الموضحة أعلاه.

يتم تسجيل أوصاف العمليات في شكل مقابلات مع الخبراء الفنيين. تتم مناقشة العمليات وتصورها خطوة بخطوة. ثم يتم استخدام النماذج التي تم إنشاؤها لتمرير المعرفة. إذا لزم الأمر، يتم تحليل نماذج العمليات بهدف التحسين. على سبيل المثال، يمكن الكشف عن الازدواجية غير الضرورية في العمل وتصور فواصل الوسائط.

نحن حاليًا في هذه المرحلة.

الخطوة 3: الانتقال إلى الإدارة المستمرة للعمليات

تم تصميم إدخال إدارة العمليات على مستوى المدينة بشكل متعمد كمشروع ينتهي بالانتقال إلى إدارة العمليات المستمرة (CPM).

وقد تم تصميم المشروع بأكمله لتمكين إدارة مدينة بون من تقييم وتصور وتحليل ومواصلة تطوير عملياتها التجارية الخاصة بها على المدى المتوسط والطويل دون مساعدة خارجية. وتحقيقاً لهذه الغاية، سيرافق ممثلو التطوير التنظيمي عن كثب خطوات المشروع الفردية منذ بداية المشروع.

بالإضافة إلى ذلك، سيتم تطوير الأدوار الخاصة بإدارة العمليات المستدامة وطويلة الأجل وتأسيسها وترسيخها في الهيكل التنظيمي للإدارة بأكملها وسيتم تدريب الموظفين. وعلى المدى الطويل، سيمكن ذلك الإدارات نفسها من إدارة عملياتها بشكل مستقل.