Der Produktivstart mit einem Rollout auf die gesamte Verwaltung des E-Rechnungsworkflows VIM (Vendor Invoice Management) für die Bundesstadt Bonn ist zum Stichtag 1. Februar 2021 erfolgreich gestartet.

Die Kommunen in Deutschland sind gemäß § 11 Abs. 2 der E-Rechnungs-Verordnung als subzentrale öffentliche Auftraggeber dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten zu können. Grundlage hierfür bilden die EU-Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und die dazugehörigen Gesetze und Verordnungen.

Um dieser Verpflichtung für die Bundesstadt Bonn nachzukommen, ist auf einen durchgängig elektronischen Weiterverarbeitungsprozess für kreditorische Rechnungen umzustellen, der nicht die Einnahmebuchhaltung (SAP-PSCD) oder die Vorverfahren der Fachbereiche betrifft. Die Verarbeitung aller ausgabeseitigen Eingangsrechnungen (unabhängig von ihrer Eingangsform) wird dann nicht mehr mit Papierbelegen/-anordnungen erfolgen. In der Buchführungssoftware SAP werden Rechnungen künftig via Workflow an die zuständigen Mitarbeitenden / dezentralen Bewirtschafter*innen in allen Fachbereichen zur Prüfung, Feststellung, kreditorischen Kontierung und Anweisung zugestellt und dort digital verarbeitet.

Die vollständige Bearbeitung, auch die sachlich-rechnerische (Feststellungsvermerk) und die anerkannt-anweisende Zeichnung (Anordnungsbefugnis), wird künftig ausschließlich elektronisch erfolgen. So werden Unterschriften per Mausklick z.B. aus dem Homeoffice und damit eine volldigitale Bearbeitung ermöglicht. Auch Rechnungen/Gutschriften, die wie bisher in Papierform oder als PDF-Datei per E-Mail eingehen, werden in den elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess integriert. Hierzu wurde ein zentraler Rechnungseingang und eine Scanstelle im Kassen- und Steueramt eingerichtet. Die revisionssichere Ablage der digitalisierten Dokumente erfolgt durch die Anwendung Doxis der Firma SER durch ersetzendes scannen.