Οι δυνατότητες της ψηφιοποίησης βρίσκονται στις υπηρεσίες. Η διοίκηση της πόλης υποστηρίζει τους υπαλλήλους της στην εφαρμογή της ψηφιοποίησης με τη νέα λειτουργία των ψηφιακών πιλότων.

Για να προωθηθεί η ψηφιοποίηση της διοίκησης της πόλης, εκτός από τη στρατηγική απαιτούνται ειδικές γνώσεις από τα εξειδικευμένα τμήματα σχετικά με τις διαδικασίες εργασίας τους. Για τον σκοπό αυτό, το γραφείο 10 και το γραφείο CDO (Chief Digital Officer) δημιούργησαν τη λειτουργία των ψηφιακών πιλότων στις αρχές του 2022. Θα βοηθήσουν, για παράδειγμα, στον εντοπισμό των ευκαιριών για ψηφιοποίηση στις υπηρεσίες και στην εφαρμογή ψηφιακών μορφών. Οι ψηφιακοί πιλότοι παρακινούν τους ανθρώπους να χρησιμοποιούν ψηφιακά εργαλεία όπως οι πίνακες και το MS Teams και τους δείχνουν πώς λειτουργούν αυτά τα εργαλεία.

Υπάρχουν τώρα 29 ψηφιακοί πιλότοι από διάφορα γραφεία. Συμβουλεύουν και υποστηρίζουν τους συναδέλφους τους στη χρήση ψηφιακών εργαλείων. Οι ψηφιακοί πιλότοι βοηθούν στην αναγνώριση των αναγκών και των πλεονεκτημάτων της αλλαγής των ψηφιακών διαδικασιών εργασίας και μπορούν έτσι να αμβλύνουν τις ανησυχίες και τους φόβους κατά τη χρήση των ψηφιακών εργαλείων. Σαν οδηγός, συνοδεύουν τους συναδέλφους τους στην πορεία προς την ψηφιοποίηση.

Η Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού, η ΤΠ και το γραφείο CDO έχουν δημιουργήσει από κοινού μια σειρά μαθημάτων κατάρτισης, ώστε οι ψηφιακοί πιλότοι να μπορούν να εκπληρώσουν αποτελεσματικά το ρόλο τους. Οι ψηφιακοί πιλότοι γνωρίζουν το εσωτερικό χαρτοφυλάκιο ΤΠ και μαθαίνουν πώς να χρησιμοποιούν στοχευμένα τις εφαρμογές του χαρτοφυλακίου. Αποκτούν επίσης μια εικόνα του θέματος της διαχείρισης έργων προκειμένου να παρέχουν υποστήριξη σε έργα ψηφιοποίησης.

"Με αυτή την κίνηση από τα εξειδικευμένα τμήματα, επιτυγχάνουμε μια αλλαγή από το αναλογικό στο ψηφιακό που είναι προσανατολισμένη στις ανάγκες της διοίκησης", λέει ο Friedrich Fuß, Chief Digital Officer. Μαζί με το Γραφείο 10, το Γραφείο CDO διοργάνωσε μια πρώτη εκδήλωση δικτύωσης στα τέλη Αυγούστου, κατά την οποία οι ψηφιακοί πιλότοι, οι ψηφιακοί προωθητές και οι υπάλληλοι από το Τμήμα Πληροφορικής και Ανάπτυξης Ανθρώπινου Δυναμικού είχαν τη δυνατότητα να γνωριστούν μεταξύ τους και να ανταλλάξουν ιδέες. Οι εκδηλώσεις δικτύωσης πραγματοποιούνται πλέον τακτικά. Οι ψηφιακοί πιλότοι και προωθητές καθώς και οι εργαζόμενοι στο γραφείο CDO συνεργάζονται στενά και άμεσα μεταξύ τους.

"Μόνο αν τα καθήκοντα και οι διαδικασίες δοκιμαστούν, βελτιστοποιηθούν και εφαρμοστούν επί τόπου, η διοίκηση θα έχει την ευκαιρία να ψηφιοποιήσει και να αυτοματοποιήσει τα σχετικά βήματα της διαδικασίας και να ξεκινήσει η Βόννη ως σύγχρονη δημοτική διοίκηση τα επόμενα χρόνια", εξηγεί την προσέγγιση ο Friedrich Fuß.