Ponieważ na rynku nie był dostępny żaden odpowiedni program do dokumentowania przypadków i śledzenia kontaktów, miejski dział IT opracował własny program w ciągu kilku tygodni, który obecnie przyciąga również zainteresowanie innych władz lokalnych.

Od początku pandemii wydział zdrowia zebrał około 33 000 rekordów danych w związku z podejrzeniem przypadków koronawirusa. Miejski wydział zdrowia korzysta z oprogramowania Covdi - Covid digital - które zostało opracowane podczas kryzysu przez dział IT w Biurze Personelu i Organizacji, aby zapewnić szybki kontakt z osobami dotkniętymi chorobą.

Sześć tygodni od pierwszej rozmowy do startu

Pierwsze spotkanie mające na celu wsparcie departamentu zdrowia publicznego podczas pandemii koronawirusa odbyło się 3 kwietnia 2020 roku. Po tym spotkaniu w krótkim czasie udostępniono formularz online do rejestrowania danych kontaktowych, objawów, osób kontaktowych itp. Następnie na podstawie zebranych danych rozpoczęto opracowywanie usługi internetowej Covdi.

"Formularz i aplikacja były dalej rozwijane w konstruktywnej współpracy między wydziałem zdrowia a działem IT i dostosowane do potrzeb naszych kolegów" - wyjaśnia David Adler, który kieruje projektem wprowadzenia oprogramowania. Po kilku szkoleniach pracowników, Covdi zostało uruchomione 20 maja 2020 r. - nieco ponad sześć tygodni później.

Przenoszenie starych danych do nowego systemu

Przed wprowadzeniem Covdi ręcznie rejestrowane dane dotyczące poszczególnych przypadków koronawirusa były wprowadzane do punktu udostępniania w wydziale zdrowia publicznego i archiwizowane w formie papierowej. Dane te zostały przeniesione w noc poprzedzającą uruchomienie oprogramowania, a następnie przetworzone przez współpracowników z wydziału zdrowia publicznego w celu utrzymania uporządkowanej bazy danych w nowym systemie.

Łącznie 9 653 przypadki zostały zintegrowane z Covdi. W ciągu ostatnich czterech i pół miesiąca co miesiąc dodawano około 4500 przypadków. "Oznacza to, że obecnie istnieje około 33 000 rekordów danych, które zostały już zarejestrowane i przetworzone w Covdi" - mówi Adler, który kieruje działem e-administracji i elektronicznej administracji.

Funkcje programu Covdi

Informacje od obywateli są rejestrowane w ustrukturyzowany sposób w formularzu online przez pracowników departamentu zdrowia publicznego i automatycznie przesyłane do Covdi w czasie rzeczywistym. Formularz online umożliwia również personelowi niespecjalistycznemu pomoc w rejestrowaniu przypadków.

Po zarejestrowaniu danych kontaktowych i informacji o przebiegu choroby, nowe przypadki są automatycznie tworzone w Covdi.

Przetwarzanie przypadków jest wspierane przez automatyczne zamawianie wymazów i kwarantanny. W tym celu system generuje e-maile ze wszystkimi istotnymi informacjami o osobie dotkniętej chorobą za jednym kliknięciem myszy, które są wysyłane w tle do odpowiednich działów w urzędzie zdrowia.

W celu dalszego przetwarzania i dokumentowania poszczególnych przypadków, istotne informacje, takie jak wyniki wymazów, zmiany w przebiegu choroby lub osoby kontaktowe, mogą być przechowywane i łączone w systemie.

"Rezygnując z plików papierowych, Covdi oferuje pracownikom możliwość pracy w ruchu", wyjaśnia kierownik projektu David Adler.

Jak zmienił się przepływ pracy po wprowadzeniu CovDi?

Baza danych umożliwia sprawdzenie, czy dzwoniący są już znani, czy też są to nowe sprawy, które należy jeszcze zarejestrować. Sprawy mogą być również przypisywane poprzez nadawanie im numerów. Obsługa całego dochodzenia została uproszczona, ponieważ wszystkie informacje można wprowadzić natychmiast.

O ile łatwiejszy jest ten program w porównaniu do poprzedniego?

Dzięki pełnej cyfrowej rejestracji spraw, sprawy rejestrowane na zapleczu, w zespole dochodzeniowym i kwarantanny nie muszą być już dystrybuowane w formie papierowej; wszystkie informacje są przechowywane w ramach sprawy. Dzięki Covdi mamy teraz dostęp do aktualnej listy osób objętych kwarantanną. Lista ta jest niezbędna do realizacji naszych zadań w "zespole kwarantanny" i wcześniej mogła być tworzona tylko poprzez codzienne ręczne przeglądanie akt sprawy. Wymagało to znacznej ilości dodatkowego czasu i było możliwe tylko w ograniczonym zakresie ze względu na dużą liczbę spraw. Przedłużanie lub zmiana kwarantanny, zamawianie wymazów lub rejestrowanie wyników testów również stało się znacznie łatwiejsze. "Przejście na Covdi było szybsze i łatwiejsze niż się spodziewaliśmy, ponieważ szybko zdaliśmy sobie sprawę, jak bardzo przyniesie to korzyści naszej codziennej pracy" - mówi zespół w departamencie zdrowia publicznego o procesie cyfryzacji.

Jak szybko przyzwyczailiście się do korzystania z programu?

Przejście na Covdi było szybsze i łatwiejsze niż oczekiwaliśmy, ponieważ stosunkowo szybko zdaliśmy sobie sprawę, jak bardzo przyniesie to korzyści w naszej codziennej pracy. Program jest w dużej mierze intuicyjny. Współpracownicy są bardzo zmotywowani do korzystania z aplikacji cyfrowej. Nowi koledzy szybko zapoznali się z Covdi.

Planowanie pracy personelu

Obecny projekt to cyfryzacja planowania dyżurów za pośrednictwem formularza online w połączeniu z odpowiednią aplikacją internetową. Pracownicy wydziału zdrowia mają możliwość zaplanowania swoich pożądanych zmian, urlopów i dyżurów z sześciotygodniowym wyprzedzeniem. Wyniki z formularza są automatycznie przesyłane do kalendarza w aplikacji internetowej.

W aplikacji internetowej obłożenie poszczególnych dni jest wizualizowane za pomocą systemu sygnalizacji świetlnej. Aplikacja oferuje możliwość przeciwdziałania nadmiarowi lub niedoborowi rezerwacji poprzez elastyczne planowanie i automatyczny kontakt z pracownikami.