Poiché non era disponibile sul mercato un programma adeguato per la documentazione dei casi e la tracciabilità dei contatti, il dipartimento informatico della città ha sviluppato in poche settimane il proprio programma, che ora sta suscitando l'interesse anche di altre autorità locali.

Dall'inizio della pandemia, il dipartimento sanitario ha raccolto circa 33.000 record di dati relativi a casi sospetti di coronavirus. Il dipartimento sanitario comunale utilizza il software Covdi (Covid digital), sviluppato durante la crisi dal dipartimento informatico dell'Ufficio personale e organizzazione, per garantire un rapido contatto con le persone colpite.

Sei settimane dalla prima conversazione alla partenza

Il primo incontro per supportare il dipartimento di salute pubblica durante la pandemia di coronavirus si è svolto il 3 aprile 2020. Dopo questo incontro, è stato reso disponibile a breve termine un modulo online per la registrazione dei dati di contatto, dei sintomi, delle persone da contattare, ecc. Sulla base dei dati raccolti è stato avviato lo sviluppo del servizio web Covdi.

"Il modulo e l'applicazione sono stati ulteriormente sviluppati in collaborazione costruttiva tra il dipartimento sanitario e l'IT e adattati alle esigenze dei nostri colleghi", spiega David Adler, che guida il progetto di introduzione del software. Dopo la formazione del personale, Covdi è entrato in funzione il 20 maggio 2020, poco più di sei settimane dopo.

Trasferimento dei vecchi dati al nuovo sistema

Prima dell'introduzione di Covdi, i dati registrati manualmente dei singoli casi di coronavirus venivano inseriti in uno sharepoint presso il dipartimento di sanità pubblica e archiviati in un file cartaceo. Questi dati sono stati trasferiti la sera prima del lancio del software e successivamente elaborati dai colleghi del dipartimento di sanità pubblica per mantenere un database strutturato nel nuovo sistema.

In totale sono stati integrati in Covdi 9.653 casi. Negli ultimi quattro mesi e mezzo, sono stati aggiunti circa 4.500 casi al mese. "Questo significa che attualmente ci sono circa 33.000 record di dati che sono già stati registrati ed elaborati in Covdi", spiega Adler, che dirige il dipartimento di e-government e amministrazione elettronica.

Le funzioni del programma Covdi

Le informazioni dei cittadini vengono registrate in modo strutturato in un modulo online dai dipendenti del dipartimento di sanità pubblica e trasmesse automaticamente al Covdi in tempo reale. Il modulo online consente anche al personale non specializzato di assistere nella registrazione dei casi.

Una volta registrati i dati di contatto e le informazioni sul decorso della malattia, i nuovi casi vengono creati automaticamente in Covdi.

L'elaborazione dei casi è supportata dall'ordine automatico di tamponi e quarantene. A questo scopo, il sistema genera con un semplice clic del mouse e-mail con tutte le informazioni rilevanti sulla persona colpita, che vengono inviate in background ai dipartimenti competenti dell'autorità sanitaria.

Per l'ulteriore elaborazione e documentazione dei singoli casi, è possibile memorizzare e collegare nel sistema informazioni rilevanti come i risultati dei tamponi, i cambiamenti nel decorso della malattia o le persone da contattare.

"Eliminando le cartelle cartacee, Covdi offre ai dipendenti la possibilità di lavorare in mobilità", spiega il responsabile del progetto David Adler.

Come è cambiato il flusso di lavoro con l'introduzione di CovDi?

Il database permette di verificare se i chiamanti sono già noti o se si tratta di nuovi casi che devono ancora essere registrati. I casi possono anche essere assegnati tramite l'attribuzione di numeri di pratica. La gestione dell'intera indagine è stata semplificata perché tutte le informazioni possono essere inserite immediatamente.

Quanto è più semplice il programma rispetto a prima?

Grazie alla registrazione digitale completa dei casi, i casi registrati nel back office, nel team di investigazione e di quarantena non devono più essere distribuiti in forma cartacea; tutte le informazioni sono memorizzate nel caso. Grazie a Covdi, abbiamo ora accesso a un elenco aggiornato delle persone in quarantena. Questo elenco è essenziale per lo svolgimento dei nostri compiti nel "team di quarantena" e in precedenza poteva essere compilato solo esaminando manualmente i fascicoli dei casi su base giornaliera. Ciò richiedeva una notevole quantità di tempo aggiuntivo ed era possibile solo in misura limitata a causa dell'elevato numero di casi. Anche estendere o modificare le quarantene, ordinare i tamponi o registrare i risultati dei test è diventato molto più semplice. "Il passaggio a Covdi è stato più rapido e semplice del previsto, in quanto ci siamo subito resi conto dei vantaggi che avrebbe apportato al nostro lavoro quotidiano", afferma il team del dipartimento di sanità pubblica a proposito del processo di digitalizzazione.

In quanto tempo vi siete abituati a usare il programma?

Il passaggio a Covdi è stato più rapido e semplice del previsto, poiché ci siamo resi conto relativamente in fretta dei vantaggi che avrebbe apportato al nostro lavoro quotidiano. Il programma è in gran parte autoesplicativo. I colleghi sono molto motivati a utilizzare l'applicazione digitale. I nuovi colleghi hanno familiarizzato rapidamente con Covdi.

La programmazione del personale

Il progetto in corso è la digitalizzazione della programmazione dei turni di servizio attraverso un modulo online e una corrispondente applicazione web. I dipendenti del dipartimento sanitario hanno la possibilità di pianificare con sei settimane di anticipo i turni di lavoro, le ferie e i turni desiderati. I risultati del modulo vengono trasferiti automaticamente in un calendario dell'applicazione web.

All'interno dell'applicazione web, l'occupazione dei singoli giorni viene visualizzata tramite un sistema di semafori. L'applicazione offre la possibilità di contrastare eventuali sovra o sottopagamenti attraverso una pianificazione flessibile e di contattare automaticamente i dipendenti.