Καθώς δεν υπήρχε κατάλληλο πρόγραμμα για την τεκμηρίωση υποθέσεων και τον εντοπισμό επαφών στην αγορά, το τμήμα πληροφορικής της πόλης ανέπτυξε το δικό του πρόγραμμα μέσα σε λίγες εβδομάδες, το οποίο προσελκύει πλέον το ενδιαφέρον και άλλων τοπικών αρχών.

Από την αρχή της πανδημίας, η υγειονομική υπηρεσία έχει συλλέξει περίπου 33.000 εγγραφές δεδομένων σε σχέση με ύποπτα κρούσματα κορονοϊού. Το δημοτικό τμήμα υγείας χρησιμοποιεί το λογισμικό Covdi - Covid digital -, το οποίο αναπτύχθηκε κατά τη διάρκεια της κρίσης από το τμήμα πληροφορικής του Γραφείου Προσωπικού και Οργάνωσης, για να διασφαλίσει ότι τα προσβεβλημένα άτομα μπορούν να επικοινωνήσουν γρήγορα.

Έξι εβδομάδες από την πρώτη συνομιλία μέχρι την έναρξη

Η πρώτη συνάντηση για την υποστήριξη του τμήματος δημόσιας υγείας κατά τη διάρκεια της πανδημίας του κοροναϊού πραγματοποιήθηκε στις 3 Απριλίου 2020. Μετά από αυτή τη συνάντηση, τέθηκε σε σύντομο χρονικό διάστημα στη διάθεση του κοινού ένα ηλεκτρονικό έντυπο για την καταγραφή των στοιχείων επικοινωνίας, των συμπτωμάτων, των προσώπων επικοινωνίας κ.λπ. Στη συνέχεια ξεκίνησε η ανάπτυξη της διαδικτυακής υπηρεσίας Covdi με βάση αυτά τα δεδομένα που συλλέχθηκαν.

"Η φόρμα και η εφαρμογή αναπτύχθηκαν περαιτέρω σε εποικοδομητική συνεργασία μεταξύ της υγειονομικής υπηρεσίας και της πληροφορικής και προσαρμόστηκαν στις ανάγκες των συναδέλφων μας", εξηγεί ο David Adler, ο οποίος ηγείται του έργου για την εισαγωγή του λογισμικού. Μετά από κάποια εκπαίδευση του προσωπικού, το Covdi τέθηκε σε λειτουργία στις 20 Μαΐου 2020 - λίγο περισσότερο από έξι εβδομάδες αργότερα.

Μεταφορά των παλαιών δεδομένων στο νέο σύστημα

Πριν από την εισαγωγή του Covdi, τα χειροκίνητα καταγεγραμμένα δεδομένα των μεμονωμένων κρουσμάτων κοροναϊού εισάγονταν σε ένα sharepoint στο τμήμα δημόσιας υγείας και αρχειοθετούνταν σε έντυπο αρχείο. Τα δεδομένα αυτά μεταφέρθηκαν το βράδυ πριν από την έναρξη λειτουργίας του λογισμικού και στη συνέχεια επεξεργάστηκαν από τους συναδέλφους στο τμήμα δημόσιας υγείας προκειμένου να διατηρηθεί μια δομημένη βάση δεδομένων στο νέο σύστημα.

Συνολικά 9.653 περιπτώσεις ενσωματώθηκαν στο Covdi. Τους τελευταίους τεσσερισήμισι μήνες προστίθενται κάθε μήνα περίπου 4.500 περιστατικά. "Αυτό σημαίνει ότι επί του παρόντος υπάρχουν περίπου 33.000 εγγραφές δεδομένων που έχουν ήδη καταγραφεί και επεξεργαστεί στο Covdi", λέει ο Adler, ο οποίος είναι επικεφαλής του τμήματος ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και ηλεκτρονικής διοίκησης.

Οι λειτουργίες του προγράμματος Covdi

Οι πληροφορίες από τους πολίτες καταγράφονται με δομημένο τρόπο σε μια ηλεκτρονική φόρμα από τους υπαλλήλους του τμήματος δημόσιας υγείας και διαβιβάζονται αυτόματα στο Covdi σε πραγματικό χρόνο. Η ηλεκτρονική φόρμα επιτρέπει επίσης στο μη εξειδικευμένο προσωπικό να βοηθά στην καταγραφή των περιπτώσεων.

Μόλις καταγραφούν τα στοιχεία επικοινωνίας και οι πληροφορίες σχετικά με την πορεία της ασθένειας, δημιουργούνται αυτόματα νέα περιστατικά στο Covdi.

Η επεξεργασία των περιστατικών υποστηρίζεται από την αυτοματοποιημένη παραγγελία επιχρισμάτων και καραντίνας. Για το σκοπό αυτό, το σύστημα παράγει με το πάτημα ενός ποντικιού μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με όλες τις σχετικές πληροφορίες για τον πάσχοντα, τα οποία αποστέλλονται στα αρμόδια τμήματα της υγειονομικής αρχής στο παρασκήνιο.

Για την περαιτέρω επεξεργασία και τεκμηρίωση των μεμονωμένων περιπτώσεων, οι σχετικές πληροφορίες, όπως τα αποτελέσματα των επιχρίστρων, οι αλλαγές στην πορεία της νόσου ή τα πρόσωπα επαφής, μπορούν να αποθηκευτούν και να συνδεθούν στο σύστημα.

"Με την κατάργηση των χάρτινων φακέλων, το Covdi προσφέρει στους υπαλλήλους τη δυνατότητα να εργάζονται εν κινήσει", εξηγεί ο υπεύθυνος του έργου David Adler.

Πώς άλλαξε η ροή εργασίας με την εισαγωγή του CovDi;

Η βάση δεδομένων καθιστά δυνατό να ελέγχεται αν οι καλούντες είναι ήδη γνωστοί ή αν πρόκειται για νέες περιπτώσεις που πρέπει ακόμη να καταγραφούν. Οι υποθέσεις μπορούν επίσης να ανατεθούν με τη χορήγηση αριθμών υποθέσεων. Ο χειρισμός ολόκληρης της έρευνας έχει απλοποιηθεί, καθώς όλες οι πληροφορίες μπορούν να καταχωρηθούν άμεσα.

Πόσο πιο εύκολο είναι το πρόγραμμα σε σχέση με πριν;

Χάρη στην πλήρη ψηφιακή καταγραφή των υποθέσεων, οι υποθέσεις που καταγράφονται στο back office, στην ομάδα έρευνας και καραντίνας δεν χρειάζεται πλέον να διανέμονται σε χαρτί- όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται στο πλαίσιο της υπόθεσης. Χάρη στο Covdi, έχουμε πλέον πρόσβαση σε έναν ενημερωμένο κατάλογο των ατόμων που βρίσκονται σε καραντίνα. Αυτός ο κατάλογος είναι απαραίτητος για την εκπλήρωση των καθηκόντων μας στην "ομάδα καραντίνας" και προηγουμένως μπορούσε να καταρτιστεί μόνο με τη χειροκίνητη εξέταση των φακέλων των υποθέσεων σε καθημερινή βάση. Αυτό απαιτούσε σημαντικό πρόσθετο χρόνο και ήταν εφικτό μόνο σε περιορισμένο βαθμό λόγω του μεγάλου αριθμού των περιπτώσεων. Η παράταση ή η αλλαγή της καραντίνας, η παραγγελία επιχρισμάτων ή η καταγραφή των αποτελεσμάτων των εξετάσεων έγινε επίσης πολύ πιο εύκολη. "Η μετάβαση στο Covdi ήταν ταχύτερη και ευκολότερη από ό,τι αναμενόταν, καθώς συνειδητοποιήσαμε γρήγορα πόσο πολύ θα ωφελούσε την καθημερινή μας εργασία", λέει η ομάδα του τμήματος δημόσιας υγείας σχετικά με τη διαδικασία ψηφιοποίησης.

Πόσο γρήγορα συνηθίσατε να χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα;

Η μετάβαση στο Covdi ήταν ταχύτερη και ευκολότερη από ό,τι αναμενόταν, καθώς συνειδητοποιήσαμε σχετικά γρήγορα πόσο πολύ θα ωφελούσε την καθημερινή μας εργασία. Το πρόγραμμα είναι σε μεγάλο βαθμό αυτονόητο. Οι συνάδελφοι έχουν μεγάλο κίνητρο να χρησιμοποιούν την ψηφιακή εφαρμογή. Οι νέοι συνάδελφοι εξοικειώθηκαν γρήγορα με το Covdi.

Ο προγραμματισμός του προσωπικού

Το τρέχον έργο είναι η ψηφιοποίηση του προγραμματισμού υπηρεσίας μέσω μιας ηλεκτρονικής φόρμας σε συνδυασμό με μια αντίστοιχη διαδικτυακή εφαρμογή. Οι υπάλληλοι της υγειονομικής υπηρεσίας έχουν τη δυνατότητα να προγραμματίζουν τις επιθυμητές βάρδιες, τις αργίες και τις βάρδιες τους έξι εβδομάδες νωρίτερα. Τα αποτελέσματα από τη φόρμα μεταφέρονται αυτόματα σε ένα ημερολόγιο της διαδικτυακής εφαρμογής.

Εντός της διαδικτυακής εφαρμογής, η πληρότητα των επιμέρους ημερών απεικονίζεται με τη χρήση ενός συστήματος φωτεινών σηματοδοτών. Η εφαρμογή προσφέρει τη δυνατότητα αντιμετώπισης τυχόν υπεράριθμων ή ελλιπών κρατήσεων μέσω ευέλικτου προγραμματισμού και αυτόματης επικοινωνίας με τους εργαζόμενους.