Comme aucun programme adapté à la documentation des cas et au suivi des contacts n'était disponible sur le marché, le service informatique de la ville a développé en quelques semaines son propre programme, qui suscite aujourd'hui l'intérêt d'autres communes.

Depuis le début de la pandémie, le service de santé publique a collecté environ 33.000 enregistrements en rapport avec des cas suspects de coronavirus. Pour ce faire, le service de santé municipal a recours au logiciel Covdi - Covid digital - qui a été développé pendant la crise par le service informatique de l'Office du personnel et de l'organisation afin de garantir une prise de contact rapide des personnes concernées.

Six semaines entre le premier entretien et le lancement

Le premier entretien pour soutenir le service de santé publique dans la pandémie de Corona a eu lieu le 3 avril 2020. Après ce rendez-vous, un formulaire en ligne a été rapidement mis à disposition pour saisir les données de contact, les symptômes, les personnes à contacter, etc. Le développement du service web Covdi a ensuite commencé sur la base de ces données saisies.

"Le formulaire et l'application ont pu être développés et adaptés aux besoins des collègues grâce à une collaboration constructive entre le service de santé et le service informatique", explique David Adler, qui a dirigé le projet d'introduction du logiciel. Après quelques formations des collaborateurs, Covdi a été mis en service le 20 mai 2020- soit après un peu plus de six semaines.

Le transfert des anciennes données dans le nouveau système

Avant l'introduction de Covdi au sein du service de santé, les données saisies manuellement pour chaque cas Corona étaient enregistrées dans un Sharepoint et classées dans un dossier papier. Ces données ont été transférées la nuit précédant le lancement du logiciel et traitées par la suite par les collègues du bureau de santé afin de disposer d'une base de données structurée dans le nouveau système.

Au total, 9.653 cas ont été intégrés dans Covdi. Au cours des quatre derniers mois et demi, environ 4.500 cas ont été ajoutés chaque mois. "Cela conduit à une quantité considérable d'environ 33.000 ensembles de données actuellement déjà saisis et traités dans Covdi", explique Adler, qui dirige le domaine de l'e-gouvernement et de l'administration électronique.

Les fonctions du programme Covdi

Les informations des citoyens sont enregistrées de manière structurée dans un formulaire en ligne par les collaborateurs du service de santé publique et transmises automatiquement en temps réel au Covdi. Le formulaire en ligne permet également à des collaborateurs non spécialisés d'aider à l'enregistrement des cas.

Après l'enregistrement des coordonnées et des informations sur l'évolution de la maladie, de nouveaux cas sont automatiquement créés dans Covdi.

Le traitement des cas est facilité par la mise en place automatisée de prélèvements et de quarantaines. Pour ce faire, le système génère d'un clic de souris des e-mails contenant toutes les informations pertinentes des personnes concernées, qui sont envoyés en arrière-plan aux services compétents du ministère de la santé.

Pour le traitement ultérieur et la documentation des cas individuels, les informations pertinentes, par exemple les résultats des frottis, les changements dans l'évolution de la maladie ou les personnes de contact, peuvent être enregistrées et reliées dans le système.

"En renonçant aux dossiers papier, Covdi offre aux collaborateurs la possibilité de travailler de manière mobile", explique le chef de projet David Adler.

En quoi l'introduction de CovDi a-t-elle changé le déroulement du travail ?

Grâce à la base de données, il est possible de vérifier si les appelants sont déjà connus ou s'il s'agit de nouveaux cas qui doivent encore être enregistrés. En outre, il est possible de classer les cas en leur attribuant un numéro. La manipulation de l'ensemble de l'enquête s'est simplifiée, car toutes les informations peuvent être saisies immédiatement.

En quoi le programme facilite-t-il les choses par rapport à avant ?

Grâce à la saisie numérique complète des cas, les cas enregistrés dans le back-office, l'enquête et l'équipe de quarantaine ne doivent plus être distribués sous forme de papier, toutes les informations sont enregistrées sous le cas. Grâce au Covdi, nous avons désormais accès à une liste constamment mise à jour des personnes en quarantaine. Cette liste est essentielle à l'exercice de nos fonctions au sein de l'équipe de quarantaine et ne pouvait jusqu'à présent être établie que par un examen manuel quotidien des dossiers de cas. Cela représentait un surcroît de travail considérable et n'était possible que de manière limitée en raison du nombre élevé de cas. De même, la prolongation ou la modification des quarantaines, la prescription de prélèvements ou la saisie des résultats de tests ont été grandement facilitées. "Le passage au Covdi s'est déroulé plus rapidement et plus facilement que prévu, car on s'est rendu compte assez rapidement de l'importance du gain pour le travail quotidien", déclare l'équipe du service de santé publique à propos du processus de numérisation.

En combien de temps vous êtes-vous habitués à l'utilisation du programme ?

Le passage au Covdi s'est fait plus rapidement et plus facilement que prévu, car on s'est rendu compte assez rapidement de l'importance du gain pour le travail quotidien. Le programme est en grande partie auto-explicatif. Les collègues sont très motivés pour utiliser l'application numérique. Les nouveaux collègues ont pu être rapidement formés au Covdi.

La planification de l'affectation du personnel

Le projet actuel est la numérisation de la planification des services via un formulaire en ligne associé à une application web correspondante. Les collaborateurs du service de santé ont la possibilité de planifier six semaines à l'avance les services, congés et équipes qu'ils souhaitent. Les résultats du formulaire sont automatiquement transférés dans un calendrier de l'application web.

Dans l'application web, l'occupation des différents jours est rendue visible par un système de feux de signalisation. L'application offre la possibilité d'agir contre d'éventuelles sur- ou sous-réservations grâce à une planification flexible et de prendre contact avec les collaborateurs de manière automatisée.