Como no existía en el mercado ningún programa adecuado para la documentación de casos y el rastreo de contactos, el departamento de informática de la ciudad desarrolló en pocas semanas su propio programa, que ahora también está despertando el interés de otras autoridades locales.

Desde el comienzo de la pandemia, el departamento de salud ha recopilado unos 33.000 registros de datos en relación con casos sospechosos de coronavirus. El departamento municipal de sanidad utiliza el programa informático Covdi - Covid digital -, desarrollado durante la crisis por el departamento de informática de la Oficina de Personal y Organización, para poder contactar rápidamente con las personas afectadas.

Seis semanas desde la primera conversación

La primera reunión de apoyo al departamento de salud pública durante la pandemia de coronavirus tuvo lugar el 3 de abril de 2020. Tras esta reunión, se puso a disposición en breve un formulario en línea para registrar datos de contacto, síntomas, personas de contacto, etc. A partir de estos datos recopilados se inició el desarrollo del servicio web Covdi.

"El formulario y la aplicación se siguieron desarrollando en colaboración constructiva entre el departamento de salud y el de informática, y se adaptaron a las necesidades de nuestros colegas", explica David Adler, que dirige el proyecto de introducción del software. Tras la formación del personal, Covdi empezó a funcionar el 20 de mayo de 2020, poco más de seis semanas después.

Transferencia de los datos antiguos al nuevo sistema

Antes de la introducción de Covdi, los datos registrados manualmente de los casos individuales de coronavirus se introducían en un punto compartido del departamento de salud pública y se archivaban en un fichero en papel. Estos datos se transfirieron la noche anterior a la puesta en marcha del software y posteriormente fueron procesados por colegas del departamento de salud pública para mantener una base de datos estructurada en el nuevo sistema.

Se integraron en Covdi un total de 9.653 casos. En los últimos cuatro meses y medio se han añadido unos 4.500 casos al mes. "Esto significa que actualmente hay unos 33.000 registros de datos que ya se han registrado y procesado en Covdi", afirma Adler, que dirige el departamento de administración electrónica y gobierno electrónico.

Las funciones del programa Covdi

Los empleados del departamento de salud pública registran la información de los ciudadanos de forma estructurada en un formulario en línea y la transmiten automáticamente a Covdi en tiempo real. El formulario en línea también permite al personal no especializado ayudar a registrar los casos.

Una vez registrados los datos de contacto y la información sobre la evolución de la enfermedad, se crean automáticamente nuevos casos en Covdi.

El tratamiento de los casos se apoya en el pedido automatizado de hisopos y cuarentenas. Para ello, el sistema genera correos electrónicos con toda la información relevante sobre la persona afectada con un solo clic de ratón, que se envían en segundo plano a los departamentos pertinentes de la autoridad sanitaria.

Para el tratamiento posterior y la documentación de los casos individuales, la información pertinente, como los resultados de los frotis, los cambios en la evolución de la enfermedad o las personas de contacto, puede almacenarse y vincularse en el sistema.

"Al prescindir de los archivos en papel, Covdi ofrece a los empleados la posibilidad de trabajar sobre la marcha", explica David Adler, director del proyecto.

¿Cómo ha cambiado el flujo de trabajo con la introducción de CovDi?

La base de datos permite comprobar si las personas que llaman ya son conocidas o si se trata de casos nuevos que aún deben registrarse. Los casos también pueden asignarse mediante la asignación de números de expediente. La gestión de toda la investigación se ha simplificado, ya que toda la información puede introducirse inmediatamente.

¿Cuánto más fácil es el programa en comparación con antes?

Gracias al registro digital completo de los casos, los casos registrados en el equipo de back office, investigación y cuarentena ya no tienen que distribuirse en papel; toda la información se almacena bajo el caso. Gracias a Covdi, ahora tenemos acceso a una lista actualizada de las personas en cuarentena. Esta lista es esencial para el cumplimiento de nuestras tareas en el "equipo de cuarentena" y antes solo podía confeccionarse revisando manualmente los expedientes de los casos a diario. Esto requería una considerable cantidad de tiempo adicional y sólo era posible hasta cierto punto debido al elevado número de casos. También ha resultado mucho más fácil ampliar o modificar las cuarentenas, pedir hisopos o registrar los resultados de las pruebas. "El cambio a Covdi fue más rápido y sencillo de lo esperado, ya que enseguida nos dimos cuenta de lo mucho que iba a beneficiar a nuestro trabajo diario", afirma el equipo del departamento de salud pública sobre el proceso de digitalización.

¿En cuánto tiempo se acostumbraron a utilizar el programa?

El cambio a Covdi fue más rápido y sencillo de lo esperado, ya que nos dimos cuenta relativamente pronto de lo mucho que nos iba a beneficiar en nuestro trabajo diario. El programa se explica por sí mismo. Los colegas están muy motivados para utilizar la aplicación digital. Los nuevos colegas se familiarizaron rápidamente con Covdi.

La programación del personal

El proyecto actual es la digitalización de la programación de turnos mediante un formulario en línea junto con la aplicación web correspondiente. Los empleados del departamento de sanidad tienen la oportunidad de planificar sus turnos, vacaciones y turnos deseados con seis semanas de antelación. Los resultados del formulario se transfieren automáticamente a un calendario de la aplicación web.

Dentro de la aplicación web, la ocupación de los distintos días se visualiza mediante un sistema de semáforo. La aplicación ofrece la posibilidad de contrarrestar cualquier exceso o defecto de reservas mediante una planificación flexible y de ponerse en contacto automáticamente con los empleados.