Piyasada vaka dokümantasyonu ve temaslı takibi için uygun bir program bulunmadığından, şehrin IT departmanı birkaç hafta içinde kendi programını geliştirdi ve bu program şu anda diğer yerel makamların da ilgisini çekiyor.

Pandeminin başlangıcından bu yana, sağlık departmanı şüpheli koronavirüs vakalarıyla bağlantılı olarak yaklaşık 33.000 veri kaydı topladı. Belediye sağlık departmanı, kriz sırasında Personel ve Organizasyon Ofisi Bilgi İşlem Departmanı tarafından geliştirilen Covdi - Covid dijital - yazılımını kullanarak etkilenen kişilerle hızlı bir şekilde iletişime geçilebilmesini sağlıyor.

İlk görüşmenin başlamasından itibaren altı hafta

Koronavirüs pandemisi sırasında halk sağlığı departmanını desteklemek için ilk toplantı 3 Nisan 2020 tarihinde gerçekleşti. Bu toplantının ardından, iletişim bilgileri, semptomlar, irtibat kişileri vb. bilgilerin kaydedilmesi için çevrimiçi bir form kısa sürede kullanıma sunuldu. Daha sonra toplanan bu veriler temelinde Covdi web hizmetinin geliştirilmesine başlandı.

Yazılımı tanıtma projesine liderlik eden David Adler, "Form ve uygulama, sağlık departmanı ve IT arasındaki yapıcı işbirliği ile daha da geliştirildi ve meslektaşlarımızın ihtiyaçlarına göre uyarlandı" diyor. Bazı personel eğitimlerinin ardından Covdi, altı haftadan biraz daha uzun bir süre sonra, 20 Mayıs 2020'de canlı yayına geçti.

Eski verilerin yeni sisteme aktarılması

Covdi kullanıma sunulmadan önce, bireysel koronavirüs vakalarının manuel olarak kaydedilen verileri halk sağlığı departmanındaki bir paylaşım noktasına giriliyor ve kağıt bir dosyada dosyalanıyordu. Bu veriler, yazılım başlatılmadan bir gece önce aktarıldı ve daha sonra yeni sistemde yapılandırılmış bir veri tabanı sağlamak için halk sağlığı departmanındaki meslektaşlar tarafından işlendi.

Toplam 9.653 vaka Covdi'ye entegre edilmiştir. Son dört buçuk ayda her ay yaklaşık 4.500 vaka eklendi. E-devlet ve elektronik yönetim departmanının başında bulunan Adler, "Bu, şu anda Covdi'de kaydedilmiş ve işlenmiş yaklaşık 33.000 veri kaydı olduğu anlamına geliyor" diyor.

Covdi programının işlevleri

Vatandaşlardan gelen bilgiler, halk sağlığı departmanı çalışanları tarafından yapılandırılmış bir şekilde çevrimiçi bir forma kaydedilmekte ve otomatik olarak gerçek zamanlı olarak Covdi'ye iletilmektedir. Online form, uzman olmayan personelin de vakaların kaydedilmesine yardımcı olmasına olanak sağlamaktadır.

İletişim bilgileri ve hastalığın seyrine ilişkin bilgiler kaydedildikten sonra, Covdi'de otomatik olarak yeni vakalar oluşturulmaktadır.

Vakaların işlenmesi, sürüntü örneklerinin ve karantinaların otomatik olarak sipariş edilmesiyle desteklenmektedir. Bu amaçla sistem, bir fare tıklamasıyla etkilenen kişi hakkında ilgili tüm bilgileri içeren e-postalar oluşturur ve bunlar arka planda sağlık otoritesindeki ilgili departmanlara gönderilir.

Bireysel vakaların daha ileri düzeyde işlenmesi ve belgelenmesi için, sürüntü sonuçları, hastalığın seyrindeki değişiklikler veya temaslı kişiler gibi ilgili bilgiler sistemde depolanabilir ve ilişkilendirilebilir.

Proje yöneticisi David Adler, "Covdi, kağıt dosyaları ortadan kaldırarak çalışanlara hareket halindeyken çalışma fırsatı sunuyor," diye açıklıyor.

CovDi'nin kullanılmaya başlanmasıyla iş akışı nasıl değişti?

Veritabanı, arayanların zaten bilinip bilinmediğini veya hala kaydedilmesi gereken yeni vakalar olup olmadığını kontrol etmeyi mümkün kılıyor. Vakalar, vaka numaraları tahsis edilerek de atanabiliyor. Tüm bilgiler anında girilebildiği için tüm soruşturmanın ele alınması basitleştirilmiştir.

Program eskisine kıyasla ne kadar kolay?

Vakaların tamamen dijital olarak kaydedilmesi sayesinde, arka ofiste, soruşturma ve karantina ekibinde kaydedilen vakaların artık kağıt olarak dağıtılması gerekmiyor; tüm bilgiler vaka altında saklanıyor. Covdi sayesinde artık karantinadaki kişilerin güncel bir listesine erişebiliyoruz. Bu liste, "karantina ekibindeki" görevlerimizi yerine getirmemiz için çok önemli ve daha önce sadece günlük olarak vaka dosyalarını manuel olarak inceleyerek derlenebiliyordu. Bu, önemli miktarda ek zaman gerektiriyordu ve vaka sayısının yüksek olması nedeniyle sadece sınırlı ölçüde mümkündü. Karantinaların uzatılması veya değiştirilmesi, sürüntü örneklerinin sipariş edilmesi veya test sonuçlarının kaydedilmesi de çok daha kolay hale geldi. Halk sağlığı departmanındaki ekip dijitalleşme süreci hakkında şunları söylüyor: "Covdi'ye geçiş beklediğimizden daha hızlı ve kolay oldu, çünkü günlük çalışmalarımıza ne kadar fayda sağlayacağını hemen fark ettik."

Programı kullanmaya ne kadar çabuk alıştınız?

Covdi'ye geçiş beklediğimizden daha hızlı ve kolay oldu, çünkü günlük çalışmalarımıza ne kadar fayda sağlayacağını nispeten hızlı bir şekilde fark ettik. Program büyük ölçüde kendi kendini açıklıyor. Meslektaşlarımız dijital uygulamayı kullanmak için çok motive oldular. Yeni meslektaşlar Covdi'ye hızlı bir şekilde alıştı.

Personel planlaması

Mevcut proje, ilgili bir web uygulamasıyla bağlantılı olarak çevrimiçi bir form aracılığıyla görev planlamasının dijitalleştirilmesidir. Sağlık departmanı çalışanları, istedikleri vardiyaları, tatilleri ve nöbetleri altı hafta önceden planlama fırsatına sahiptir. Formdan elde edilen sonuçlar otomatik olarak web uygulamasındaki bir takvime aktarılır.

Web uygulamasında, münferit günlerin doluluğu bir trafik ışığı sistemi kullanılarak görselleştirilir. Uygulama, esnek planlama yoluyla herhangi bir fazla veya eksik rezervasyonu önleme ve çalışanlarla otomatik olarak iletişime geçme imkanı sunar.