Оскільки на ринку не було відповідної програми для документування випадків і відстеження контактів, міський ІТ-відділ за кілька тижнів розробив власну програму, яка зараз також викликає інтерес у інших місцевих органів влади.

З початку пандемії відділ охорони здоров'я зібрав близько 33 000 записів даних про підозри на коронавірус. Муніципальний відділ охорони здоров'я використовує цифрове програмне забезпечення Covdi - Covid, яке було розроблене під час кризи ІТ-відділом Управління персоналу та організації для забезпечення швидкого зв'язку з постраждалими особами.

Шість тижнів від першої розмови до початку роботи

Перша зустріч на підтримку департаменту громадського здоров'я під час пандемії коронавірусу відбулася 3 квітня 2020 року. Після цієї зустрічі в найкоротші терміни була доступна онлайн-форма для запису контактної інформації, симптомів, контактних осіб тощо. На основі зібраних даних було розпочато розробку веб-сервісу Covdi.

"Форма і додаток були доопрацьовані у конструктивній співпраці між відділом охорони здоров'я та ІТ-відділом і адаптовані до потреб наших колег", - пояснює Девід Адлер, який очолює проект з впровадження програмного забезпечення. Після навчання персоналу система Covdi була запущена в експлуатацію 20 травня 2020 року - трохи більше ніж через шість тижнів.

Перенесення старих даних до нової системи

До впровадження Covdi дані про окремі випадки захворювання на коронавірус, записані вручну, вносилися до спільного доступу в департаменті охорони здоров'я і зберігалися в паперовій картотеці. Ці дані були перенесені в ніч перед запуском програмного забезпечення і згодом оброблені колегами з департаменту охорони здоров'я, щоб зберегти структуровану базу даних у новій системі.

Загалом до Covdi було інтегровано 9 653 випадки. За останні чотири з половиною місяці щомісяця додавалося близько 4 500 випадків. "Це означає, що наразі в Covdi вже зареєстровано і оброблено близько 33 000 записів даних", - каже Адлер, який очолює відділ електронного урядування та електронного адміністрування.

Функції програми Covdi

Інформація від громадян реєструється в структурованому вигляді в онлайн-формі працівниками департаменту охорони здоров'я і автоматично передається до Covdi в режимі реального часу. Онлайн-форма також дозволяє неспеціалізованим працівникам допомагати в реєстрації випадків.

Після того, як контактні дані та інформація про перебіг хвороби були записані, нові випадки автоматично створюються в Ковді.

Обробка випадків підтримується автоматизованим замовленням мазків та карантинів. Для цього система генерує електронні листи з усією необхідною інформацією про хвору особу одним клацанням миші, які у фоновому режимі надсилаються до відповідних відділів органу охорони здоров'я.

Для подальшої обробки та документування окремих випадків, відповідну інформацію, таку як результати мазків, зміни в перебігу хвороби або контактні особи, можна зберігати та пов'язувати в системі.

"Відмовившись від паперових файлів, Covdi пропонує співробітникам можливість працювати на ходу", - пояснює керівник проекту Девід Адлер.

Як змінився робочий процес із впровадженням CovDi?

База даних дає змогу перевірити, чи дзвінки вже відомі абонентам, чи це нові випадки, які ще потрібно зафіксувати. Справи також можуть бути розподілені за номерами. Ведення всього розслідування спростилося, оскільки всю інформацію можна вводити негайно.

Наскільки програма стала простішою порівняно з попередньою?

Завдяки повній цифровій реєстрації справ, справи, зареєстровані в бек-офісі, команді з розслідування та карантину, більше не потрібно поширювати в паперовому вигляді; вся інформація зберігається під справою. Завдяки Covdi ми тепер маємо доступ до актуального списку осіб, які перебувають на карантині. Цей список є важливим для виконання наших завдань у "карантинній команді", і раніше його можна було скласти лише шляхом щоденного ручного перегляду матеріалів справ. Це вимагало значної кількості додаткового часу і було можливим лише в обмеженому обсязі через велику кількість справ. Продовження або зміна карантину, замовлення мазків або запис результатів тестів також стали набагато простішими. "Перехід на Covdi був швидшим і простішим, ніж ми очікували, оскільки ми швидко зрозуміли, наскільки це допоможе нашій повсякденній роботі", - розповідає команда департаменту громадського здоров'я про процес діджиталізації.

Як швидко ви звикли до використання програми?

Перехід на Covdi був швидшим і простішим, ніж очікувалося, оскільки ми порівняно швидко зрозуміли, наскільки це допоможе нашій повсякденній роботі. Програма значною мірою зрозуміла без пояснень. Колеги дуже зацікавлені у використанні цифрового додатку. Нові колеги швидко ознайомилися з Covdi.

Планування роботи персоналу

Поточний проект - це діджиталізація планування чергувань за допомогою онлайн-форми у поєднанні з відповідним веб-додатком. Працівники відділу охорони здоров'я мають можливість планувати бажані зміни, відпустки та чергування на шість тижнів наперед. Результати з форми автоматично переносяться до календаря у веб-додатку.

У веб-додатку зайнятість окремих днів візуалізується за допомогою системи світлофорів. Додаток пропонує можливість протидіяти будь-якому надмірному або недостатньому бронюванню за допомогою гнучкого планування і автоматично зв'язуватися з працівниками.