Immer mehr Behörden beschäftigen sich im Zuge der Digitalisierung mit dem sogenannten Prozessmanagement - doch was bedeutet das überhaupt? Prozessmanagement bezeichnet die Planung, die Durchführung, das Controlling sowie die kontinuierliche Optimierung von miteinander verbundenen Aufgaben, also: Wer macht was, wann, wie? Und wenn man das weiß: Wie kann man es verbessern? In diesem Rahmen werden die Prozessabläufe und Arbeitsschritte grafisch in einer Software namens PICTURE abgebildet. Mithilfe dieser sogenannten Prozessplattform kann eine Vielzahl von Informationen zu den einzelnen Prozessen hinterlegt werden, z.B. welche Prozesse von welchen Organisationseinheiten erledigt werden, in welcher Software gearbeitet wird und wie oft diese Prozesse überhaupt anfallen.
Bereits seit einigen Jahren konnte die Bundesstadt Bonn erste Erfahrungen mit Prozessmanagement machen. Im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes wurden Prozesse grafisch dokumentiert, analysiert und digitalisiert. Diese Erfahrungen können wir nun in ein weiteres umfangreiches Projekt einfließen lassen - die Einführung eines Prozessmanagements für die komplette Stadtverwaltung sowie den Übergang in ein kontinuierliches Prozessmanagement.
Vier Ziele sollen mit dem Prozessmanagement erreicht werden:
Wissensmanagement
Wissen soll mit Hilfe von Prozessmanagement systematisch dokumentiert, weiter aufgebaut und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. So wird künftig auch die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden erleichtert.
Standardisierung und Rechtssicherheit
Durch ein kontinuierliches Prozessmanagement werden Prozesse regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst. So kann eine einheitliche und rechtssichere Sachbearbeitung sichergestellt werden.
Optimierung
Durch die Optimierung von Prozessen sollen Arbeitsabläufe schlanker werden, sodass die Sachbearbeitung entlastet und die Handlungsfähigkeit sichergestellt werden kann.
Digitalisierung
Prozessmanagement bietet eine große Unterstützung bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten – es können z.B. Medienbrüche aufgedeckt werden (also wenn z.B. Daten aus einem Papierdokument in eine Software manuell übertragen werden müssen), zudem ist es bei der Programmierung von neuer Software wichtig zu wissen, wie der Prozess überhaupt abläuft bzw. später ablaufen soll.
Wie ist der Ablauf bei der Einführung des Prozessmanagements?
Unterstützt wird die Bundesstadt Bonn von der Firma PICTURE aus Münster, die bereits viele Erfahrungen mit Einführungen im Prozessmanagement im kommunalen Sektor sammeln konnte.
Schritt 1: Aufbau eines Prozessregisters
Im ersten Schritt wollten wir uns einen Überblick verschaffen, welche Prozesse überhaupt in einer Stadtverwaltung durchgeführt werden. Im sogenannten „Prozessscreening“ wurden gemeinsam mit Mitarbeitenden aller Verwaltungsbereiche Prozesslisten erstellt. Die identifizierten Prozesse wurden zudem mit Informationen angereichert, die anschließend in Form eines Prozesssteckbriefes abgebildet wurden. Prozessinformationen sind bspw. die beteiligten Organisationseinheiten, oder die jährliche Fallzahl eines Prozesses. Dieser Schritt konnte zum Ende des Jahres 2023 abgeschlossen werden.
Schritt 2: Modellierung ausgewählter Prozesse
Anhand der Informationen aus dem Prozessregister werden Prozesse identifiziert, deren Modellierung (grafische Darstellung des Arbeitsablaufs) zur Erfüllung der oben beschriebenen Ziele beiträgt.
Die Aufnahme der Prozessbeschreibungen erfolgt in Form von Interviews mit den Fachexpert*innen. Die Prozesse werden Schritt für Schritt durchgesprochen und visualisiert. Die erstellten Modelle dienen anschließend der Weitergabe von Wissen. Bei Bedarf werden die Prozessmodelle einer Analyse hinsichtlich der Verbesserung unterzogen. So können z. B. unnötige Doppelarbeiten aufgedeckt und Medienbrüche dargestellt werden.
Aktuell befinden wir uns gerade in dieser Phase.
Schritt 3: Übergang in das kontinuierliche Prozessmanagement
Die Einführung eines gesamtstädtischen Prozessmanagements ist bewusst als Projekt angelegt, das mit dem Übergang in ein Kontinuierliches Prozessmanagement (KPM) endet.
Das gesamte Projekt ist so angelegt, dass die Stadtverwaltung Bonn befähigt wird, mittel- und langfristig ohne externe Hilfe die eigenen Geschäftsprozesse zu bewerten, zu visualisieren, zu analysieren und weiterzuentwickeln. Dazu werden ab Projektbeginn Vertreter*innen der Organisationsentwicklung die einzelnen Projektschritte eng begleiten.
Ergänzend werden Rollen für ein nachhaltiges und langfristiges Prozessmanagement entwickelt, diese in der Organisationsstruktur der Gesamtverwaltung etabliert und fest verankert sowie die Mitarbeitenden geschult. Langfristig werden so die Fachbereiche selbst befähigt, ihre Prozesse eigenständig zu managen.