Die Kolleginnen und Kollegen des Referates Vergabedienste arbeiten schon seit einiger Zeit mehr oder weniger papierlos. Bedingt durch die Coronakrise und der Vermeidung von direkten Kontakten wurde die komplette Umstellung auf die ausschließlich digitale Angebotsabgabe technisch umgesetzt.

Parallel wurde im Vergabemanagementsystem (VMS) und auf dem Vergabemarktplatz die Möglichkeit geschaffen, Angebotsöffnungen von verschiedenen (Home-)Arbeitsplätzen aus online durchzuführen. Auch die Vorbereitung von Auftragsvergaben läuft online: Durch digitale Genehmigungsprozesse innerhalb einer gemeinsamen VMS-Vergabeakte ist die Kommunikation der über das gesamte Stadtgebiet verteilten Vergabestellen innerhalb der Fachämter, mit dem Rechnungsprüfungsamt und nicht zuletzt mit dem Referat Vergabedienste papierlos möglich. Derzeit laufen die Schulungen für das neue System wieder an, so dass bis zum Jahresende alle rund 500 Beschafferinnen und Beschaffer im System arbeiten können.

Nun fehlt nur noch die Umstellung auf die digitale Verwaltung von Sicherheitsleistungen – sogenannte Bürgschaften. Hier wird sich das Referat als eine Vertretung der kommunalen Seite in ein Projekt gemeinsam mit der Versicherungswirtschaft einbringen.