Продуктивний старт із розгортанням повного адміністрування робочого процесу електронних рахунків-фактур VIM (Vendor Invoice Management) для федерального міста Бонн був успішно розпочатий 1 лютого 2021 року.

Як субцентральні замовники, муніципалітети Німеччини зобов'язані мати можливість отримувати та обробляти електронні рахунки-фактури (е-інвойси) відповідно до розділу 11 (2) Постанови про електронні рахунки-фактури. Це базується на Директиві ЄС 2014/55/ЄС Європейського Парламенту та Ради про електронне виставлення рахунків за державними контрактами та пов'язаних з нею законах і підзаконних актах.

Для того, щоб виконати це зобов'язання для Федерального міста Бонн, необхідно перейти на наскрізну електронну процедуру обробки рахунків-фактур постачальників, яка не впливає на облік доходів (SAP-PSCD) або попередні процедури профільних департаментів. Обробка всіх вхідних рахунків-фактур на виході (незалежно від форми їх отримання) більше не буде здійснюватися за допомогою паперових документів/запитів. У бухгалтерському програмному забезпеченні SAP рахунки-фактури в майбутньому надсилатимуться через робочий процес відповідальним працівникам / децентралізованим менеджерам у всіх департаментах для перевірки, затвердження, призначення кредитного рахунку та інструкцій, де вони оброблятимуться в цифровому форматі.

У майбутньому вся обробка, включаючи фактичну/бухгалтерську (відмітка про затвердження) та визнаний/дозвільний підпис (дозвіл на видачу інструкцій), здійснюватиметься виключно в електронному вигляді. Це означає, що підписи можна буде ставити одним клацанням миші, наприклад, з домашнього офісу, що уможливить повністю цифрову обробку. Рахунки-фактури/кредит-ноти, які досі надходять у паперовому вигляді або у вигляді PDF-файлів електронною поштою, також будуть інтегровані в електронну процедуру обробки рахунків-фактур. З цією метою в казначействі та податковій службі створено центральний центр прийому та сканування рахунків-фактур. Захист оцифрованих документів від аудиту здійснюється за допомогою програми Doxis від SER шляхом заміни сканування.