Продуктивное начало с развертывания всей системы управления электронными счетами VIM (Vendor Invoice Management) для федерального города Бонн было успешно запущено 1 февраля 2021 года.

Муниципалитеты Германии как субцентральные заказчики обязаны иметь возможность получать и обрабатывать электронные счета-фактуры (e-invoices) в соответствии с разделом 11 (2) Постановления об электронных счетах-фактурах. Это основано на Директиве 2014/55/EU Европейского парламента и Совета ЕС об электронном выставлении счетов по государственным контрактам и соответствующих законах и нормативных актах.

Для выполнения этого обязательства федеральному городу Бонну необходимо перейти на сквозную процедуру электронной обработки счетов поставщиков, которая не затрагивает учет доходов (SAP-PSCD) и предварительные процедуры специализированных отделов. После этого обработка всех входящих счетов-фактур на выходной стороне (независимо от формы их получения) больше не будет осуществляться с использованием бумажных документов/запросов. В бухгалтерском программном обеспечении SAP счета-фактуры в будущем будут направляться через рабочий процесс ответственным сотрудникам / децентрализованным менеджерам во всех отделах для проверки, утверждения, назначения кредитного счета и распоряжения, где они будут обрабатываться в цифровом виде.

В будущем вся обработка, включая фактическую/бухгалтерскую (отметка об утверждении) и признанную/уполномоченную подпись (разрешение на выдачу инструкций), будет осуществляться исключительно в электронном виде. Это означает, что подписи можно будет ставить одним щелчком мыши, например, из домашнего офиса, что позволит осуществлять полностью цифровую обработку. Счета-фактуры/кредитные ноты, которые до сих пор поступают в бумажном виде или в виде PDF-файлов по электронной почте, также будут интегрированы в процедуру электронной обработки счетов-фактур. Для этого в кассовом и налоговом офисе был создан центральный пункт приема и сканирования счетов-фактур. Аудиторская проверка оцифрованных документов осуществляется приложением Doxis, начиная с SER и заканчивая сканированием.