Produktywny start z wdrożeniem całej administracji obiegu e-faktur VIM (Vendor Invoice Management) dla federalnego miasta Bonn został pomyślnie uruchomiony 1 lutego 2021 roku.

Jako subcentralne instytucje zamawiające, gminy w Niemczech są zobowiązane do otrzymywania i przetwarzania faktur elektronicznych (e-faktur) zgodnie z § 11 ust. 2 rozporządzenia w sprawie fakturowania elektronicznego. Wynika to z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych oraz związanych z nią przepisów ustawowych i wykonawczych.

W celu wypełnienia tego obowiązku przez miasto federalne Bonn konieczne jest przejście na kompleksową procedurę elektronicznego przetwarzania faktur od dostawców, która nie ma wpływu na księgowość dochodów (SAP-PSCD) ani na wstępne procedury specjalistycznych działów. Przetwarzanie wszystkich przychodzących faktur po stronie wyjściowej (niezależnie od formy ich otrzymania) nie będzie już wtedy odbywać się przy użyciu dokumentów papierowych/zapytań. W oprogramowaniu księgowym SAP faktury będą w przyszłości przesyłane za pośrednictwem przepływu pracy do odpowiedzialnych pracowników / zdecentralizowanych menedżerów we wszystkich działach w celu sprawdzenia, zatwierdzenia, przypisania konta kredytowego i instrukcji, gdzie będą przetwarzane cyfrowo.

W przyszłości wszystkie procesy przetwarzania, w tym faktyczne/księgowe (nota zatwierdzająca) i podpis uznany/autoryzujący (upoważnienie do wydawania poleceń), będą przeprowadzane wyłącznie elektronicznie. Oznacza to, że podpisy będzie można składać jednym kliknięciem myszy, np. z biura domowego, co umożliwi w pełni cyfrowe przetwarzanie. Faktury/noty kredytowe, które nadal są otrzymywane w formie papierowej lub jako pliki PDF pocztą elektroniczną, również zostaną zintegrowane z procedurą elektronicznego przetwarzania faktur. W tym celu w kasie i urzędzie skarbowym utworzono centralne centrum odbioru i skanowania faktur. Zabezpieczone przed audytem archiwizowanie zdigitalizowanych dokumentów odbywa się za pomocą aplikacji Doxis od SER poprzez skanowanie zastępcze.