El 1 de febrero de 2021 se puso en marcha con éxito la administración completa del flujo de trabajo de facturación electrónica VIM (gestión de facturas de proveedores) para la ciudad federal de Bonn.

Como poderes adjudicadores subcentrales, los ayuntamientos alemanes están obligados a recibir y procesar facturas electrónicas (e-facturas) de conformidad con el artículo 11 (2) del Reglamento sobre facturación electrónica. La base para ello es la Directiva 2014/55/UE del Parlamento Europeo y del Consejo relativa a la facturación electrónica en los contratos públicos y las leyes y reglamentos asociados.

A fin de cumplir esta obligación para la Ciudad Federal de Bonn, es necesario cambiar a un procedimiento de tramitación electrónica de extremo a extremo para las facturas de proveedores que no afecte a la contabilidad de ingresos (SAP-PSCD) ni a los procedimientos preliminares de los departamentos especializados. De este modo, la tramitación de todas las facturas recibidas en el lado de salida (independientemente de su forma de recepción) dejará de realizarse mediante documentos/solicitudes en papel. En el software de contabilidad SAP, las facturas se enviarán en el futuro mediante workflow a los empleados responsables / gestores descentralizados de todos los departamentos para su comprobación, aprobación, imputación en cuenta de crédito e instrucción, donde se procesarán digitalmente.

En el futuro, toda la tramitación, incluida la factual/contable (nota de aprobación) y la firma de reconocimiento/autorización (autorización para dar instrucciones), se realizará exclusivamente de forma electrónica. Esto significa que las firmas podrán realizarse con un clic de ratón, por ejemplo, desde la oficina en casa, permitiendo así una tramitación totalmente digital. Las facturas/notas de crédito, que aún se reciben en papel o como archivos PDF por correo electrónico, también se integrarán en el procedimiento de tramitación electrónica de facturas. Para ello se ha creado un centro de recepción y escaneado de facturas en la oficina de caja y fiscal. El archivado a prueba de auditorías de los documentos digitalizados se realiza mediante la aplicación Doxis de SER a través del escaneado de sustitución.