Bonn Federal Şehri için e-fatura iş akışı VIM'in (Satıcı Fatura Yönetimi) tüm yönetiminin kullanıma sunulmasıyla verimli bir başlangıç 1 Şubat 2021'de başarıyla başlatıldı.

Alt merkezi sözleşme makamları olarak Almanya'daki belediyeler, E-Fatura Yönetmeliği'nin 11 (2) maddesi uyarınca elektronik faturaları (e-faturalar) alabilmek ve işleyebilmekle yükümlüdür. Bu, kamu sözleşmeleri için elektronik faturalandırmaya ilişkin 2014/55/EU sayılı Avrupa Parlamentosu ve Konsey Direktifi ile ilgili yasa ve yönetmeliklere dayanmaktadır.

Bonn Federal Belediyesi için bu yükümlülüğü yerine getirmek amacıyla, satıcı faturaları için gelir muhasebesini (SAP-PSCD) veya uzman departmanların ön prosedürlerini etkilemeyen uçtan uca bir elektronik işleme prosedürüne geçilmesi gerekmektedir. Çıktı tarafında gelen tüm faturaların işlenmesi (makbuz şekline bakılmaksızın) artık kağıt belgeler/talepler kullanılarak gerçekleştirilmeyecektir. SAP muhasebe yazılımında faturalar gelecekte iş akışı yoluyla kontrol, onay, alacak hesabı atama ve talimat için tüm departmanlardaki sorumlu çalışanlara / merkezi olmayan yöneticilere gönderilecek ve burada dijital olarak işlenecektir.

Gelecekte, olgusal/muhasebe (onay notu) ve tanınan/yetkilendiren imza (talimat verme yetkisi) dahil olmak üzere tüm işlemler yalnızca elektronik olarak gerçekleştirilecektir. Bu, imzaların bir fare tıklamasıyla, örneğin ev ofisinden yapılabileceği ve böylece tamamen dijital işlemenin mümkün olacağı anlamına gelir. Halen kağıt olarak veya PDF dosyası olarak e-posta yoluyla alınan faturalar/kredi notları da elektronik fatura işleme prosedürüne entegre edilecektir. Bu amaçla nakit ve vergi dairesinde merkezi bir fatura makbuz ve tarama merkezi kurulmuştur. Dijitalleştirilen belgelerin denetime dayanıklı bir şekilde dosyalanması, Doxis uygulaması tarafından SER'den yedek tarama yoluyla gerçekleştirilmektedir.