تم بنجاح في 1 فبراير 2021 إطلاق البداية المثمرة مع إطلاق الإدارة الكاملة لسير عمل الفاتورة الإلكترونية VIM (إدارة فواتير البائعين) لمدينة بون الاتحادية في 1 فبراير 2021.

تلتزم السلطات المحلية في ألمانيا، بصفتها سلطات تعاقدية مركزية فرعية، بأن تكون قادرة على تلقي ومعالجة الفواتير الإلكترونية (الفواتير الإلكترونية) وفقًا للمادة 11 (2) من قانون الفواتير الإلكترونية. والأساس في ذلك هو توجيه الاتحاد الأوروبي 2014/55/EU الصادر عن البرلمان الأوروبي والمجلس الأوروبي بشأن الفواتير الإلكترونية للعقود العامة والقوانين واللوائح المرتبطة بها.

من أجل الوفاء بهذا الالتزام بالنسبة لمدينة بون الاتحادية، من الضروري التحول إلى إجراء المعالجة الإلكترونية الشاملة لفواتير البائعين التي لا تؤثر على محاسبة الإيرادات (SAP-PSCD) أو الإجراءات الأولية للإدارات المتخصصة. ومن ثم لن تتم معالجة جميع الفواتير الواردة من جانب المخرجات (بغض النظر عن شكل استلامها) باستخدام المستندات/الطلبات الورقية. في برنامج المحاسبة SAP، سيتم إرسال الفواتير في المستقبل عبر سير العمل إلى الموظفين المسؤولين/المديرين اللامركزيين في جميع الأقسام للتدقيق والموافقة وتخصيص حساب الائتمان والتعليمات، حيث ستتم معالجتها رقميًا.

في المستقبل، ستتم جميع عمليات المعالجة، بما في ذلك المعالجة الوقائعية/المحاسبية (مذكرة الموافقة) والتوقيع المعترف به/المفوض (تفويض بإصدار التعليمات)، بشكل إلكتروني حصرياً. وهذا يعني أنه يمكن إجراء التوقيعات بنقرة فأرة، على سبيل المثال من المكتب المنزلي، مما يتيح المعالجة الرقمية بالكامل. كما سيتم دمج الفواتير/مذكرات الاعتماد، التي لا تزال تُستلم في شكل ورقي أو كملفات PDF عن طريق البريد الإلكتروني، في إجراءات معالجة الفواتير الإلكترونية. وقد تم إنشاء مركز مركزي لاستلام الفواتير والمسح الضوئي في مكتب النقد والضرائب لهذا الغرض. يتم تنفيذ عملية حفظ المستندات المرقمنة في ملفات رقمية غير قابلة للتدقيق بواسطة تطبيق Doxis من SER من خلال المسح الضوئي البديل.