Το παραγωγικό ξεκίνημα με την ανάπτυξη ολόκληρης της διαχείρισης της ροής εργασίας ηλεκτρονικών τιμολογίων VIM (Vendor Invoice Management) για την Ομοσπονδιακή Πόλη της Βόννης ξεκίνησε με επιτυχία την 1η Φεβρουαρίου 2021.

Ως υποκεντρικές αναθέτουσες αρχές, οι δήμοι στη Γερμανία υποχρεούνται να είναι σε θέση να λαμβάνουν και να επεξεργάζονται ηλεκτρονικά τιμολόγια (ηλεκτρονικά τιμολόγια) σύμφωνα με το άρθρο 11 παράγραφος 2 του διατάγματος για την ηλεκτρονική τιμολόγηση. Αυτό βασίζεται στην οδηγία 2014/55/ΕΕ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με την ηλεκτρονική τιμολόγηση για τις δημόσιες συμβάσεις και τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς.

Προκειμένου να εκπληρωθεί αυτή η υποχρέωση για την Ομοσπονδιακή Πόλη της Βόννης, είναι απαραίτητη η μετάβαση σε μια ολοκληρωμένη διαδικασία ηλεκτρονικής επεξεργασίας των τιμολογίων προμηθευτών που δεν επηρεάζει τη λογιστική εσόδων (SAP-PSCD) ή τις προκαταρκτικές διαδικασίες των ειδικών υπηρεσιών. Η επεξεργασία όλων των εισερχόμενων τιμολογίων στην πλευρά της εξόδου (ανεξάρτητα από τη μορφή παραλαβής τους) δεν θα πραγματοποιείται πλέον με τη χρήση έντυπων παραστατικών/απαντήσεων. Στο λογιστικό λογισμικό SAP, τα τιμολόγια θα αποστέλλονται στο μέλλον μέσω ροής εργασίας στους αρμόδιους υπαλλήλους/αποκεντρωμένους διευθυντές όλων των τμημάτων για έλεγχο, έγκριση, απόδοση πιστωτικού λογαριασμού και εντολή, όπου και θα επεξεργάζονται ψηφιακά.

Στο μέλλον, όλη η επεξεργασία, συμπεριλαμβανομένης της πραγματικής/λογιστικής (σημείωμα έγκρισης) και της αναγνωρισμένης/εξουσιοδοτικής υπογραφής (εξουσιοδότηση για την έκδοση οδηγιών), θα πραγματοποιείται αποκλειστικά ηλεκτρονικά. Αυτό σημαίνει ότι οι υπογραφές θα μπορούν να γίνονται με το πάτημα ενός ποντικιού, π.χ. από το γραφείο του σπιτιού, επιτρέποντας έτσι την πλήρως ψηφιακή επεξεργασία. Τα τιμολόγια/πιστωτικά σημειώματα, τα οποία εξακολουθούν να παραλαμβάνονται σε έντυπη μορφή ή ως αρχεία PDF μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα ενσωματωθούν επίσης στη διαδικασία ηλεκτρονικής επεξεργασίας τιμολογίων. Για το σκοπό αυτό έχει δημιουργηθεί ένα κεντρικό κέντρο παραλαβής και σάρωσης τιμολογίων στην ταμειακή και φορολογική υπηρεσία. Η ελεγχόμενη αρχειοθέτηση των ψηφιοποιημένων παραστατικών πραγματοποιείται από την εφαρμογή Doxis από την SER μέσω της σάρωσης αντικατάστασης.