Le démarrage en production avec un déploiement sur l'ensemble de la gestion du workflow de facturation électronique VIM (Vendor Invoice Management) pour la ville fédérale de Bonn a été lancé avec succès à la date butoir du 1er février 2021.

Conformément à l'article 11, paragraphe 2, du décret sur la facturation électronique, les communes allemandes sont tenues, en tant que pouvoirs adjudicateurs subcentraux, de pouvoir recevoir et traiter des factures électroniques (e-factures). Cette obligation se fonde sur la directive européenne 2014/55/UE du Parlement européen et du Conseil relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics, ainsi que sur les lois et décrets y afférents.

Afin de satisfaire à cette obligation pour la ville fédérale de Bonn, il convient de passer à un processus de traitement électronique continu pour les factures fournisseurs, qui ne concerne pas la comptabilité des recettes (SAP-PSCD) ou les procédures préliminaires des services spécialisés. Le traitement de toutes les factures entrantes côté dépenses (quelle que soit leur forme d'entrée) ne se fera alors plus avec des documents/ordres papier. Dans le logiciel de comptabilité SAP, les factures seront à l'avenir envoyées via un workflow aux collaborateurs compétents / aux gestionnaires décentralisés* dans tous les domaines spécialisés pour vérification, constatation, imputation au crédit et instruction, et y seront traitées numériquement.

Le traitement complet, y compris la signature matérielle et comptable (mention de constatation) et la signature d'instruction reconnue (pouvoir d'ordonnancement), se fera à l'avenir exclusivement par voie électronique. Ainsi, les signatures par clic de souris, par exemple depuis le bureau à domicile, et donc un traitement entièrement numérique, seront possibles. Les factures/avoirs qui, comme jusqu'à présent, sont reçus sous forme de papier ou de fichier PDF par e-mail, seront également intégrés dans le processus de traitement électronique des factures. Pour ce faire, une réception centrale des factures et un poste de numérisation ont été mis en place au sein du bureau de la trésorerie et des impôts. Le classement des documents numérisés, conforme aux exigences de la révision, est effectué par l'application Doxis de la société SER par scannage de substitution.