L'inizio produttivo con il rollout dell'intera amministrazione del flusso di lavoro della fattura elettronica VIM (Vendor Invoice Management) per la città federale di Bonn è stato avviato con successo il 1° febbraio 2021.

In qualità di amministrazioni aggiudicatrici sub-centrali, le autorità locali in Germania sono obbligate a ricevere ed elaborare fatture elettroniche (e-fatture) in conformità alla Sezione 11 (2) dell'Ordinanza sulla fatturazione elettronica. La base è la Direttiva 2014/55/UE del Parlamento europeo e del Consiglio sulla fatturazione elettronica per gli appalti pubblici e le relative leggi e regolamenti.

Per adempiere a questo obbligo per la Città Federale di Bonn, è necessario passare a una procedura di elaborazione elettronica end-to-end delle fatture dei fornitori che non influisca sulla contabilità delle entrate (SAP-PSCD) o sulle procedure preliminari dei dipartimenti specializzati. L'elaborazione di tutte le fatture in entrata sul lato dell'uscita (indipendentemente dalla loro forma di ricezione) non sarà più effettuata utilizzando documenti/richieste cartacei. Nel software di contabilità SAP, in futuro le fatture saranno inviate tramite workflow ai dipendenti responsabili/dirigenti decentrati di tutti i reparti per il controllo, l'approvazione, l'assegnazione del conto di credito e le istruzioni, dove saranno elaborate digitalmente.

In futuro, tutte le elaborazioni, comprese quelle fattuali/contabili (nota di approvazione) e la firma di riconoscimento/autorizzazione (autorizzazione a impartire istruzioni), saranno effettuate esclusivamente per via elettronica. Ciò significa che le firme possono essere effettuate con un semplice clic del mouse, ad esempio dall'ufficio di casa, consentendo così un'elaborazione completamente digitale. Anche le fatture e le note di credito, che vengono ancora ricevute in forma cartacea o come file PDF via e-mail, saranno integrate nella procedura di elaborazione elettronica delle fatture. A questo scopo è stato creato un centro centrale di ricezione e scansione delle fatture nell'ufficio cassa e imposte. L'archiviazione a prova di audit dei documenti digitalizzati viene effettuata dall'applicazione Doxis da SER attraverso la scansione sostitutiva.