Нове програмне забезпечення для запису на прийом у сервісному центрі та філіях
Федеральне місто Бонн постійно працює над просуванням діджиталізації. Як результат, громадяни можуть отримати доступ до все більшої кількості послуг онлайн, якщо для цього існує правова основа. Водночас місто постійно працює над покращенням своїх послуг, коли необхідно відвідати міську адміністрацію.

З цією метою у п'ятницю, 12 січня 2024 року, міська адміністрація запровадить нове програмне забезпечення для запису на прийом до сервісного центру в Стадхаусі, який об'єднує реєстрацію, реєстрацію транспортних засобів та видачу водійських посвідчень, а також до його філій у районних ратушах Бад-Годесберга, Бойеля та Хардтберга. З одного боку, нова програма дасть мешканцям Бонна кращий огляд наявних місць для прийому з їхніх питань. З іншого боку, програмне забезпечення допоможе оптимізувати процес запису на прийом на місці.

До 15 відсотків записаних на прийом не виконуються

"На жаль, з року в рік ми виявляємо, що від 10 до 15 відсотків записаних на прийом громадян не приходять на нього, хоча ми неодноразово просимо їх вчасно скасовувати невикористані зустрічі", - повідомляє Ральф Бокшекер, керівник відділу обслуговування громадян. Оскільки щотижня в центрі обслуговування обробляється в середньому 5 000 записів, це означає, що близько 600 зустрічей на тиждень не відбуваються. Особливо прикро, коли на один і той самий запит записують кілька прийомів, а потім не скасовують надлишкові зустрічі. Ральф Бокшекер: "Зважаючи на велику кількість зустрічей, така практика призводить до затримок у процесі, яких можна було б уникнути, та непотрібного часу очікування. Тому ми хочемо значно зменшити кількість так званих "неявок" у майбутньому".

Він представив нове програмне забезпечення для бронювання зустрічей на прес-заході в середу, 10 січня 2024 року, разом з Надін Кьошинг, керівницею Центру обслуговування, та Александром Фрайбергом з Офісу персоналу та організації. "Нове програмне забезпечення не лише дуже зручне у користуванні, але й допомагає отримувати надійні дані та ключові показники для кращого управління зустрічами", - пояснив Ральф Бокшекер.

Зустріч необхідно підтвердити за посиланням

За допомогою нового програмного забезпечення громадяни в майбутньому зможуть бачити, в якому офісі найближчим часом можливий прийом за їхнім запитом - чи то в ратуші, чи в одній з трьох районних ратуш у Бад-Годесберзі, Бойлі або Хардтберзі. Після процесу бронювання громадяни отримують електронний лист із посиланням для активації, щоб підтвердити запис на прийом.

Після підтвердження зустріч є обов'язково зарезервованою. Крім того, в майбутньому бронювання у звільнений період буде обмежено до двох зустрічей на одну електронну адресу. Адміністрація міста хотіла б уникнути некоректних і непотрібних подвійних бронювань.

Реєстрація на місці в терміналі

У зв'язку зі змінами, громадяни повинні будуть реєструватися при вході до Боннського сервісного центру, використовуючи номер запису на прийом або QR-код. Цей процес відбуватиметься перед початком прийому в зоні очікування сервісного центру на так званих реєстраційних терміналах. Під час вступного етапу, який триватиме кілька тижнів, працівники міської адміністрації звертатимуть увагу громадян на обов'язковість реєстрації та, за необхідності, допомагатимуть їм у процесі реєстрації. Громадяни, які записалися на прийом по телефону, також отримають номер запису на прийом, який вони повинні будуть використовувати для реєстрації в терміналі реєстрації.

За допомогою реєстрації працівники телефонують лише тим громадянам, які вже прибули, і можуть надати оперативну послугу відповідно до ситуації з оформленням.

Ця процедура спочатку буде запроваджена в сервісному центрі, щоб вирішити, чи варто використовувати термінали реєстрації в районних ратушах.

Запис на прийом до сервісного центру та його філій можна здійснити за посиланням  www.bonn.de/termine (Відкривається в новій вкладці) або зателефонувавши до колл-центру за номером 0228 - 77 66 77.