Nouveau logiciel pour la prise de rendez-vous dans le centre de services et les bureaux extérieurs
La ville fédérale de Bonn s'efforce constamment de faire progresser la numérisation. Ainsi, les citoyens peuvent utiliser en ligne de plus en plus de services pour lesquels la base légale est donnée. En même temps, elle mise continuellement sur l'amélioration de ses services lorsqu'une visite à l'administration municipale est nécessaire.

C'est dans ce contexte que la municipalité introduira le vendredi 12 janvier 2024 un nouveau logiciel de réservation de rendez-vous pour le centre de services de l'hôtel de ville - qui combine le bureau d'enregistrement, le service d'immatriculation des véhicules et le service des permis de conduire - ainsi que pour ses antennes dans les mairies de quartier de Bad Godesberg, Beuel et Hardtberg. D'une part, le nouveau programme permettra aux habitants de Bonn d'avoir une meilleure vue d'ensemble des rendez-vous disponibles concernant leurs demandes. D'autre part, le logiciel contribuera à optimiser le déroulement des rendez-vous sur place.

Jusqu'à 15 pour cent des rendez-vous réservés ne sont pas honorés.

"Malheureusement, nous constatons chaque année que 10 à 15 pour cent des rendez-vous réservés ne sont pas honorés par les citoyens*, bien que nous demandions toujours d'annuler à temps les rendez-vous non utilisés", rapporte Ralf Bockshecker, chef du service des citoyens. Avec une moyenne de 5000 rendez-vous traités par semaine au centre de services, cela concerne environ 600 rendez-vous par semaine auxquels personne ne se présente. C'est particulièrement ennuyeux lorsque plusieurs rendez-vous sont réservés à titre préventif pour la même demande et que ceux qui sont en surnombre ne sont pas annulés. Ralf Bockshecker : "Vu le nombre élevé de rendez-vous, cette pratique entraîne des retards évitables dans le déroulement et des temps d'attente inutiles. C'est pourquoi nous voulons à l'avenir réduire considérablement ces soi-disant 'no-shows'".

Il a présenté le nouveau logiciel de prise de rendez-vous lors d'une rencontre avec la presse le mercredi 10 janvier 2024, en compagnie de Nadine Quäsching, directrice du centre de services, et d'Alexander Freiberg du service du personnel et de l'organisation. "Le nouveau logiciel n'est pas seulement très convivial, il permet également d'obtenir des données et des indicateurs fondés afin de permettre une meilleure gestion des rendez-vous", a expliqué Ralf Bockshecker.

Le rendez-vous doit être confirmé par un lien

Grâce au nouveau logiciel, les citoyens* verront à l'avenir dans quel service le rendez-vous le plus tôt possible est disponible pour leur demande - que ce soit à l'hôtel de ville ou dans l'une des trois mairies d'arrondissement à Bad Godesberg, à Beuel ou à Hardtberg. Après la procédure de réservation, les citoyens* reçoivent un e-mail avec un lien d'activation pour confirmer le rendez-vous.

Une fois la confirmation effectuée, le rendez-vous est obligatoirement réservé. De plus, les réservations dans la période de réservation validée seront désormais limitées à deux rendez-vous par adresse e-mail. L'administration municipale souhaite ainsi éviter les réservations erronées et les doubles réservations superflues.

Inscription sur place au terminal

Avec le changement, les citoyens* doivent désormais s'inscrire en entrant dans le centre de services de Bonn au moyen du numéro de réservation de rendez-vous ou d'un code QR. Cette procédure s'effectue avant le rendez-vous dans la zone d'attente du centre de services, sur des terminaux dits d'enregistrement. Pendant une phase d'introduction de plusieurs semaines, les collaborateurs de l'administration municipale attireront l'attention des citoyens sur l'obligation de s'inscrire et les aideront, si nécessaire, à le faire. Les citoyens* qui ont pris un rendez-vous par téléphone recevront également un numéro de réservation de rendez-vous avec lequel ils devront se connecter au terminal d'enregistrement.

A l'aide de l'enregistrement, les collaborateurs* n'appellent que les citoyens* qui sont déjà arrivés et peuvent offrir un service en temps réel en fonction de la situation de traitement.

Cette procédure doit d'abord être établie au centre de services, afin de décider d'une utilisation des terminaux d'enregistrement dans les mairies d'arrondissement.

Les rendez-vous pour le centre de services et ses antennes peuvent être réservés sous le lien  www.bonn.de/termine (S'ouvre dans un nouvel onglet) ou auprès du centre d'appel au 0228 - 77 66 77.