Nowe oprogramowanie do rezerwacji spotkań w centrum obsługi i oddziałach
Miasto federalne Bonn nieustannie pracuje nad postępem cyfryzacji. W rezultacie obywatele mogą uzyskać dostęp do coraz większej liczby usług online tam, gdzie istnieje podstawa prawna. Jednocześnie nieustannie pracuje nad ulepszeniem swoich usług, gdy konieczna jest wizyta w administracji miasta.

Mając to na uwadze, w piątek 12 stycznia 2024 r. administracja miejska wprowadzi nowe oprogramowanie do rezerwacji terminów w centrum usług w Stadthaus - które łączy urząd meldunkowy, urząd rejestracji pojazdów i urząd prawa jazdy - a także w swoich oddziałach w ratuszach dzielnicowych Bad Godesberg, Beuel i Hardtberg. Z jednej strony, nowy program zapewni mieszkańcom Bonn lepszy przegląd dostępnych terminów dla ich spraw. Z drugiej strony, oprogramowanie pomoże zoptymalizować przetwarzanie spotkań na miejscu.

Do 15 procent zarezerwowanych wizyt nie jest dotrzymywanych

"Niestety, rok po roku stwierdzamy, że od 10 do 15 procent zarezerwowanych spotkań nie jest dotrzymywanych przez obywateli, mimo że wielokrotnie prosimy ich o odwołanie niewykorzystanych spotkań w odpowiednim czasie" - informuje Ralf Bockshecker, kierownik działu usług obywatelskich. Biorąc pod uwagę, że każdego tygodnia w centrum obsługi odbywa się średnio 5000 spotkań, oznacza to około 600 spotkań tygodniowo, na których nikt się nie pojawia. Jest to szczególnie irytujące, gdy kilka spotkań jest rezerwowanych jako środek ostrożności dla tego samego wniosku, a nadmiarowe spotkania nie są następnie odwoływane. Ralf Bockshecker: "Biorąc pod uwagę dużą liczbę spotkań, praktyka ta prowadzi do możliwych do uniknięcia opóźnień w procesie i niepotrzebnego czasu oczekiwania. Dlatego w przyszłości chcemy znacznie ograniczyć liczbę tak zwanych "niestawiennictw"".

Zaprezentował on nowe oprogramowanie do rezerwacji spotkań podczas wydarzenia prasowego w środę, 10 stycznia 2024 r., wraz z Nadine Quäsching, szefową Centrum Obsługi i Alexandrem Freibergiem z Biura Kadr i Organizacji. "Nowe oprogramowanie jest nie tylko bardzo przyjazne dla użytkownika, ale także pomaga uzyskać rzetelne dane i kluczowe liczby, aby umożliwić lepsze zarządzanie spotkaniami" - wyjaśnił Ralf Bockshecker.

Mianowanie musi być potwierdzone przez link

Dzięki nowemu oprogramowaniu obywatele będą mogli w przyszłości sprawdzić, w którym urzędzie najwcześniej można umówić się na spotkanie - czy to w ratuszu, czy w jednym z trzech ratuszy dzielnicowych w Bad Godesberg, Beuel lub Hardtberg. Po zakończeniu procesu rezerwacji obywatele otrzymują wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym do potwierdzenia spotkania.

Po potwierdzeniu spotkanie jest wiążąco zarezerwowane. Ponadto rezerwacje w zwolnionym okresie rezerwacji będą w przyszłości ograniczone do dwóch spotkań na adres e-mail. Administracja miasta chciałaby uniknąć nieprawidłowych i niepotrzebnych podwójnych rezerwacji.

Rejestracja na miejscu w terminalu

Wraz ze zmianą, obywatele będą w przyszłości musieli zarejestrować się przy wejściu do Bonn Service Centre przy użyciu numeru rezerwacji spotkania lub kodu QR. Proces ten będzie odbywał się przed umówionym spotkaniem w poczekalni centrum obsługi przy tak zwanych terminalach odprawy. Podczas trwającej kilka tygodni fazy wprowadzającej pracownicy administracji miasta będą zwracać uwagę obywateli na obowiązek rejestracji i - w razie potrzeby - pomagać im w procesie rejestracji. Obywatele, którzy umówili się na spotkanie telefonicznie, otrzymają również numer rezerwacji spotkania, którego muszą użyć, aby połączyć się z terminalem odprawy.

Dzięki rejestracji pracownicy będą dzwonić tylko do obywateli, którzy już przybyli i będą mogli zapewnić szybką obsługę w zależności od sytuacji.

Procedura ta zostanie początkowo ustanowiona w centrum obsługi, aby zdecydować, czy należy korzystać z terminali odprawy w ratuszach dzielnicowych.

Terminy wizyt w centrum obsługi i jego oddziałach można rezerwować za pośrednictwem łącza  www.bonn.de/termine (Otwiera się w nowej karcie) lub dzwoniąc do centrum obsługi telefonicznej pod numer 0228 - 77 66 77.