Un nuovo software per la prenotazione degli appuntamenti nel centro servizi e nelle filiali
La Città Federale di Bonn è costantemente impegnata a promuovere la digitalizzazione. Di conseguenza, i cittadini possono accedere a un numero sempre maggiore di servizi online, laddove esiste la base giuridica. Allo stesso tempo, lavora costantemente per migliorare i propri servizi quando è necessario recarsi presso l'amministrazione comunale.

In quest'ottica, venerdì 12 gennaio 2024 l'amministrazione comunale introdurrà un nuovo software per la prenotazione degli appuntamenti per il centro servizi della Stadthaus - che riunisce l'ufficio anagrafe, l'ufficio immatricolazioni e l'ufficio patenti - e per le sue filiali nei municipi dei distretti di Bad Godesberg, Beuel e Hardtberg. Da un lato, il nuovo programma consentirà agli abitanti di Bonn di avere una migliore panoramica degli appuntamenti disponibili per i loro problemi. Dall'altro, il software aiuterà a ottimizzare l'elaborazione degli appuntamenti in loco.

Fino al 15% degli appuntamenti prenotati non vengono rispettati

"Purtroppo, anno dopo anno, riscontriamo che il 10-15% degli appuntamenti prenotati non viene mantenuto dai cittadini, anche se chiediamo ripetutamente loro di cancellare per tempo gli appuntamenti non utilizzati", riferisce Ralf Bockshecker, responsabile dei servizi ai cittadini. Con una media di 5.000 appuntamenti trattati al centro servizi ogni settimana, questo significa circa 600 appuntamenti a settimana a cui non si presenta nessuno. È particolarmente fastidioso quando vengono prenotati più appuntamenti per precauzione per la stessa richiesta e gli appuntamenti in eccesso non vengono poi cancellati. Ralf Bockshecker: "Dato l'elevato numero di appuntamenti, questa pratica comporta ritardi evitabili nel processo e tempi di attesa inutili. Vogliamo quindi ridurre in modo significativo questi cosiddetti 'no-show' in futuro".

Mercoledì 10 gennaio 2024, in occasione di un evento stampa, ha presentato il nuovo software per la prenotazione degli appuntamenti insieme a Nadine Quäsching, responsabile del Centro servizi, e Alexander Freiberg dell'Ufficio personale e organizzazione. "Il nuovo software non è solo molto facile da usare, ma aiuta anche a ottenere dati affidabili e cifre chiave per una migliore gestione degli appuntamenti", ha spiegato Ralf Bockshecker.

La nomina deve essere confermata tramite link

Con l'aiuto del nuovo software, in futuro i cittadini potranno vedere in quale ufficio è disponibile il primo appuntamento possibile per la loro richiesta, che sia nel municipio o in uno dei tre municipi distrettuali di Bad Godesberg, Beuel o Hardtberg. Dopo la procedura di prenotazione, i cittadini ricevono un'e-mail con un link di attivazione per confermare l'appuntamento.

Dopo la conferma, l'appuntamento è vincolante. Inoltre, in futuro le prenotazioni nel periodo di prenotazione rilasciato saranno limitate a due appuntamenti per indirizzo e-mail. L'amministrazione comunale desidera evitare doppie prenotazioni errate e non necessarie.

Registrazione in loco al terminal

Con il passaggio al nuovo sistema, in futuro i cittadini dovranno registrarsi all'ingresso del Centro Servizi di Bonn utilizzando il numero di prenotazione dell'appuntamento o un codice QR. Questo processo avverrà prima dell'appuntamento nell'area di attesa del centro servizi presso i cosiddetti terminali di check-in. Durante una fase introduttiva di alcune settimane, i dipendenti dell'amministrazione comunale attireranno l'attenzione dei cittadini sull'obbligo di registrazione e, se necessario, li assisteranno nel processo di registrazione. I cittadini che hanno preso appuntamento per telefono riceveranno anche un numero di prenotazione dell'appuntamento, che dovranno utilizzare per comporre il numero al terminale di check-in.

Con l'aiuto della registrazione, i dipendenti chiamano solo i cittadini che sono già arrivati e possono fornire un servizio tempestivo in base alla situazione di elaborazione.

Questa procedura verrà inizialmente stabilita nel centro servizi per decidere se utilizzare i terminali di check-in nei municipi del distretto.

Gli appuntamenti per il centro servizi e le sue sedi distaccate possono essere prenotati tramite il link  www.bonn.de/termine (Si apre in una nuova scheda) o chiamando il call center al numero 0228 - 77 66 77.