Νέο λογισμικό για κρατήσεις ραντεβού στο κέντρο εξυπηρέτησης και στα υποκαταστήματα
Η Ομοσπονδιακή Πόλη της Βόννης εργάζεται συνεχώς για την προώθηση της ψηφιοποίησης. Ως αποτέλεσμα, οι πολίτες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε όλο και περισσότερες υπηρεσίες μέσω διαδικτύου, όπου υπάρχει η νομική βάση. Ταυτόχρονα, εργάζεται συνεχώς για τη βελτίωση των υπηρεσιών της όταν είναι απαραίτητη η επίσκεψη στη διοίκηση της πόλης.

Με αυτό το σκεπτικό, την Παρασκευή, 12 Ιανουαρίου 2024, η διοίκηση της πόλης θα εισαγάγει νέο λογισμικό για την κράτηση ραντεβού για το κέντρο εξυπηρέτησης στο Stadthaus - το οποίο συνδυάζει το γραφείο μητρώου, το γραφείο ταξινόμησης οχημάτων και το γραφείο αδειών οδήγησης - καθώς και για τα υποκαταστήματά της στα περιφερειακά δημαρχεία του Bad Godesberg, του Beuel και του Hardtberg. Από τη μία πλευρά, το νέο πρόγραμμα θα δώσει στους κατοίκους της Βόννης μια καλύτερη εικόνα των διαθέσιμων ραντεβού για τις υποθέσεις τους. Από την άλλη πλευρά, το λογισμικό θα συμβάλει στη βελτιστοποίηση της επεξεργασίας των ραντεβού επιτόπου.

Έως και το 15 τοις εκατό των κλεισμένων ραντεβού δεν τηρούνται

"Δυστυχώς, χρόνο με το χρόνο διαπιστώνουμε ότι το 10-15% των κλεισμένων ραντεβού δεν τηρούνται από τους πολίτες, παρόλο που τους ζητάμε επανειλημμένα να ακυρώνουν εγκαίρως τα αχρησιμοποίητα ραντεβού", αναφέρει ο Ralf Bockshecker, επικεφαλής των υπηρεσιών εξυπηρέτησης πολιτών. Με μέσο όρο 5.000 ραντεβού που διεκπεραιώνονται στο κέντρο εξυπηρέτησης κάθε εβδομάδα, αυτό σημαίνει περίπου 600 ραντεβού την εβδομάδα στα οποία δεν εμφανίζεται κανείς. Είναι ιδιαίτερα ενοχλητικό όταν κλείνονται προληπτικά πολλά ραντεβού για το ίδιο αίτημα και τα πλεονάζοντα ραντεβού στη συνέχεια δεν ακυρώνονται. Ralf Bockshecker: "Δεδομένου του μεγάλου αριθμού ραντεβού, η πρακτική αυτή οδηγεί σε αναπόφευκτες καθυστερήσεις στη διαδικασία και σε περιττούς χρόνους αναμονής. Ως εκ τούτου, θέλουμε να μειώσουμε σημαντικά αυτές τις λεγόμενες "μη εμφανίσεις" στο μέλλον".

Παρουσίασε το νέο λογισμικό κράτησης ραντεβού σε εκδήλωση Τύπου την Τετάρτη, 10 Ιανουαρίου 2024, μαζί με τη Nadine Quäsching, επικεφαλής του Κέντρου Εξυπηρέτησης, και τον Alexander Freiberg από το Γραφείο Προσωπικού και Οργάνωσης. "Το νέο λογισμικό δεν είναι μόνο πολύ φιλικό προς το χρήστη, αλλά βοηθά επίσης στη λήψη έγκυρων δεδομένων και βασικών αριθμητικών στοιχείων για την καλύτερη διαχείριση των ραντεβού", εξήγησε ο Ralf Bockshecker.

Το ραντεβού πρέπει να επιβεβαιωθεί μέσω του συνδέσμου

Με τη βοήθεια του νέου λογισμικού, οι πολίτες θα μπορούν στο μέλλον να βλέπουν σε ποιο γραφείο είναι διαθέσιμο το συντομότερο δυνατό ραντεβού για το αίτημά τους - είτε πρόκειται για το δημαρχείο είτε για ένα από τα τρία περιφερειακά δημαρχεία στο Bad Godesberg, Beuel ή Hardtberg. Μετά τη διαδικασία κράτησης, οι πολίτες λαμβάνουν ηλεκτρονικό μήνυμα με σύνδεσμο ενεργοποίησης για την επιβεβαίωση του ραντεβού.

Μετά την επιβεβαίωση, το ραντεβού είναι δεσμευτικά κλεισμένο. Επιπλέον, οι κρατήσεις κατά την αποδεσμευμένη περίοδο κράτησης θα περιορίζονται στο μέλλον σε δύο ραντεβού ανά διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η διοίκηση της πόλης επιθυμεί να αποφύγει λανθασμένες και περιττές διπλές κρατήσεις.

Επιτόπια εγγραφή στον τερματικό σταθμό

Με τη μετάβαση, οι πολίτες θα πρέπει στο μέλλον να κάνουν εγγραφή κατά την είσοδό τους στο κέντρο εξυπηρέτησης της Βόννης χρησιμοποιώντας τον αριθμό κράτησης ραντεβού ή έναν κωδικό QR. Η διαδικασία αυτή θα πραγματοποιείται πριν από το ραντεβού στο χώρο αναμονής του κέντρου εξυπηρέτησης στα λεγόμενα τερματικά check-in. Κατά τη διάρκεια μιας εισαγωγικής φάσης που θα διαρκέσει αρκετές εβδομάδες, οι υπάλληλοι της δημοτικής διοίκησης θα εφιστούν την προσοχή των πολιτών στην υποχρέωση εγγραφής και - αν χρειαστεί - θα τους βοηθήσουν στη διαδικασία εγγραφής. Οι πολίτες που έχουν κλείσει ραντεβού τηλεφωνικά θα λάβουν επίσης έναν αριθμό κράτησης ραντεβού, τον οποίο θα πρέπει να χρησιμοποιήσουν για να καλέσουν στο τερματικό check-in.

Με τη βοήθεια της εγγραφής, οι υπάλληλοι καλούν μόνο τους πολίτες που έχουν ήδη φτάσει και μπορούν να παρέχουν άμεση εξυπηρέτηση ανάλογα με την κατάσταση διεκπεραίωσης.

Η διαδικασία αυτή θα καθιερωθεί αρχικά στο κέντρο εξυπηρέτησης προκειμένου να αποφασιστεί εάν θα χρησιμοποιηθούν τα τερματικά check-in στα περιφερειακά δημαρχεία.

Τα ραντεβού για το κέντρο εξυπηρέτησης και τα υποκαταστήματά του μπορούν να κλείνονται μέσω του συνδέσμου  www.bonn.de/termine (Ανοίγει σε νέα καρτέλα) ή καλώντας το τηλεφωνικό κέντρο στο 0228 - 77 66 77.